Welche Unterlagen benötigen Vermieter?

Von der Mietersuche bis zur laufenden Verwaltung

Wer eine Wohnung oder ein Haus vermieten möchte, sieht sich rasch mit einer Vielzahl organisatorischer, rechtlicher und praktischer Fragen konfrontiert. Ein strukturierter Ablauf und die frühzeitige Zusammenstellung relevanter Unterlagen helfen dabei, Risiken zu minimieren, Zeit zu sparen und die Vermietung effektiv zu gestalten.

Dieser Beitrag gibt einen systematischen Überblick über die wichtigsten Schritte von der Inserat Erstellung über die Prüfung des Mietinteressenten bis hin zur laufenden Verwaltung und erklärt welche Dokumente in welcher Phase erforderlich sind.

Vorbereitung der Vermietung

Bevor eine Immobilie vermietet wird, sollten Vermieter prüfen, ob das Objekt technisch, wirtschaftlich und rechtlich für die Vermietung geeignet ist. Neben dem Zustand der Wohnung kommt es insbesondere auf eine realistische Mietpreisgestaltung und vollständige Unterlagen an.

1 Objektaufbereitung

Kleinere Reparaturen, Schönheitsmaßnahmen und eine ordentliche Präsentation erhöhen die Vermietungschancen und potenzielle Miethöhe. Auch sicherheitsrelevante Aspekte (z. B. Rauchmelder, elektrische Anlagen) sollten überprüft sein.

2 Wohnfläche und Energieausweis

Die Wohnfläche muss korrekt ermittelt sein – idealerweise auf Basis eines aktuellen Grundrisses. Ein gültiger Energieausweis ist verpflichtend und sollte bereits im Inserat angegeben werden (§ 16a EnEV). Der Energieausweis muss spätestens bei der Besichtigung unaufgefordert vorgelegt und bei Vertragsabschluss übergeben werden.

3 Mietpreisfestlegung

Die Miethöhe sollte marktgerecht sein. Sofern die Mietpreisbremse anwendbar ist muss auch diese beachtet werden. Grundlage zur Berechnung der marktüblichen Miete können Mietspiegel oder Vergleichsangebote sein.

Auch die Art des Mietvertrags (frei, Index-, Staffel) sollte frühzeitig festgelegt werden.

4 Unterlagen vorbereiten

Bereitzuhalten sind u. a.:

• Energieausweis
• Grundriss mit Flächenangaben
• Nachweise über Modernisierungen
• Versicherungsnachweis
• ggf. Eigentumsnachweis bei Beauftragung Dritter

So vorbereitet lassen sich Inserat, Mietersuche und Vertragsverhandlungen strukturiert angehen.

Mietersuche und Inserat

Nach der objektseitigen Vorbereitung ist der nächste Schritt die gezielte Ansprache potenzieller Mieter. Ziel ist es, durch ein rechtssicher formuliertes, aussagekräftiges Inserat und eine strukturierte Kommunikation geeignete Kandidaten zu identifizieren und frühzeitig Unterlagen zu erhalten, die eine erste Bonitäts- und Plausibilitätsprüfung ermöglichen.

1 Zielgruppe definieren

Bereits vor Formulierung des Inserats sollte geklärt werden, welche Mietergruppe für das Objekt geeignet ist: z. B. Familien, Paare, Einzelpersonen oder beruflich bedingt häufig abwesende Mieter (z. B. Pendler oder Projektmitarbeiter). Die Ausstattung, Lage, Größe und Aufteilung der Wohnung geben hier häufig die Richtung vor. Die Definition der Zielgruppe erleichtert die spätere Auswahl und erhöht die Relevanz der Anfragen.

In Wohnlagen mit sehr hoher Nachfrage von Mietern ist dies selbstverständlich kein Problem.

2 Rechtssicheres Inserat erstellen

Ein Mietinserat sollte vollständig, transparent und rechtlich unbedenklich sein. Insbesondere dürfen keine unzulässigen Auswahlkriterien genannt werden, die gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verstoßen (z. B. Altersgrenzen, Herkunft, Religion, Familienstand).

Pflichtangaben nach § 16a EnEV / GEG:

• Art des Energieausweises (Verbrauchs- oder Bedarfsausweis)
• Endenergiekennwert
• wesentlicher Energieträger
• Baujahr des Gebäudes
• Energieeffizienzklasse (bei neueren Ausweisen)

Zusätzlich sollten folgende Angaben enthalten sein:

• Lage und Größe des Objekts
• Miethöhe, Betriebskosten, Kaution
• gewünschter Mietbeginn
• Hinweise zu Haustierhaltung, Nutzung von Garten/Stellplätzen etc.
• gewünschte Angaben zur Person (z. B. Haushaltsgröße, Beruf)
• Hinweis auf die Möglichkeit einer Mieterselbstauskunft

3 Mietinteressentenbogen und Selbstauskunft

Bereits im Rahmen der Interessensbekundung kann Mietinteressenten ein freiwilliges Anmeldeformular bzw. eine Selbstauskunft für Mieter angeboten werden, um frühzeitig Informationen zu erfassen. Die Abfrage darf jedoch nur solche Daten betreffen, die zur Anbahnung des Mietverhältnisses erforderlich und sachlich gerechtfertigt sind.

Zulässige Informationen sind:

• Name, Geburtsdatum, Anschrift
• Haushaltsgröße
• aktuelles Beschäftigungsverhältnis (Arbeitgeber, Art des Vertrags)
• Nettoeinkommen
• Haustierhaltung (sofern zustimmungspflichtig)
• bestehende Insolvenzverfahren oder Räumungsklagen
• aktueller Vermieter (für Rückfragen)
• gewünschter Mietbeginn

Unzulässig sind Fragen zu Religion, politischer Einstellung, Gesundheitszustand, ethnischer Herkunft, sexueller Orientierung, Familienplanung oder früheren Mietpreisen. Mietinteressenten haben diesbezüglich ein „Recht zur Lüge“.

Ein präzise formuliertes Inserat und ein klar strukturierter Ablauf bei der Mietersuche ermöglichen eine effiziente Vorauswahl. So werden nicht nur Missverständnisse vermieden, sondern auch die Grundlage für ein professionelles und vertrauensvolles Mietverhältnis gelegt.

Mieterauswahl und Bonitätsprüfung

Nach Veröffentlichung des Inserats und Sichtung der eingegangenen Anfragen beginnt der Auswahlprozess. Ziel ist es, aus den Interessenten diejenigen herauszufiltern, die sowohl wirtschaftlich zuverlässig als auch persönlich geeignet erscheinen.

Dabei kommt es nicht nur auf einen positiven Gesamteindruck, sondern insbesondere auf belastbare Nachweise zur Zahlungsfähigkeit (Bonität) der potenziellen Mieter an. Die Anforderungen an die Auswahl dürfen dabei nicht willkürlich oder diskriminierend sein. Die Auswahl muss sachlich gerechtfertigt sein und sich am Zweck des Mietverhältnisses orientieren.

1 Vorprüfung anhand einer Mieterselbstauskunft

Bereits aus dem Anmeldeformular oder der freiwillig übermittelten Selbstauskunft ergeben sich erste Anhaltspunkte zur Haushaltsgröße, zum Einkommen, zur beruflichen Situation und zur bisherigen Mietbiografie.

Auf dieser Grundlage lassen sich Bewerbungen grob filtern, etwa wenn das Verhältnis von Mietaufwand zu Nettoeinkommen nicht stimmig erscheint (Richtwert: max. 30–40 % der Nettoeinnahmen für Warmmiete).

2 Einholung ergänzender Nachweise

Bei ernsthaftem Mietinteresse, also nach Besichtigung und positiver Vorentscheidung, sollten Vermieter konkrete Nachweise anfordern, um die Bonität des Mieters detaillierter zu prüfen. Dies ist auch datenschutzrechtlich zulässig und durch ein berechtigtes Interesse gedeckt.

Empfohlene Unterlagen:

• Gültigen Personalausweises oder Reisepasses (zur Identitätsprüfung, eine einmalige Vorlage durch den Mieter ist ausreichend),
• Gehaltsnachweise der letzten drei Monate oder
  – bei Selbstständigen: aktueller Einkommensteuerbescheid, BWA oder Schreiben des Steuerberaters,
• aktuelle Bonitätsauskunft, z. B. SCHUFA-BonitätsCheck oder andere Wirtschaftsauskunftei (z. B. CRIF, Arvato),
• Mietschuldenfreiheitsbescheinigung vom aktuellen oder vorherigen Vermieter (freiwillig),
• ggf. Bürgschaftserklärung, insbesondere bei jungen Mietern ohne eigenes Einkommen (z. B. Elternbürgschaft).

Die Kombination aus Selbstauskunft, Einkommensnachweis und Bonitätsprüfung erlaubt eine solide Einschätzung der wirtschaftlichen Verlässlichkeit des Mietinteressenten.

3 Einbeziehung persönlicher Eindrücke

Neben der formalen Prüfung der wirtschaftlichen Verhältnisse spielt auch der persönliche Eindruck eine wichtige Rolle bei der Auswahl des Mieters. Zwar darf dieser nicht auf unzulässigen Kriterien wie ethnischer Herkunft, Religion oder Weltanschauung beruhen, doch sind persönliche Einschätzungen hinsichtlich Zuverlässigkeit, Kommunikationsverhalten oder realistischer Erwartungen an das Mietverhältnis zulässig und in der Praxis auch geboten.

Vermieter sollten sich daher fragen, ob das Auftreten des Interessenten verbindlich wirkt, ob Fragen zum Objekt sachlich und strukturiert gestellt werden und ob sich bereits im Vorfeld ein Eindruck von Sorgfalt und Verbindlichkeit gewinnen lässt. Gerade bei langfristigen Mietverhältnissen ist gegenseitiges Vertrauen ein nicht zu unterschätzender Faktor.

Diese Einschätzung ist subjektiv, aber im Rahmen zulässiger Entscheidungsfreiheit erlaubt – solange sie nicht auf unzulässigen Kriterien (wie Herkunft oder Religion) beruht.

4 Dokumentation und Absagemanagement

Ist eine Vorauswahl getroffen und die Entscheidung für einen Mietinteressenten gefallen, sollten die übrigen Bewerber zeitnah informiert und deren Daten gelöscht oder vernichtet werden.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) verpflichtet Vermieter, personenbezogene Daten, die für den Zweck der Anbahnung eines Mietverhältnisses nicht mehr erforderlich sind, innerhalb von drei Monaten zu löschen. Eine längere Speicherung – etwa für spätere Vermietungen – ist nur mit ausdrücklicher, informierter Einwilligung zulässig.

Die Auswahlentscheidung selbst sollte nachvollziehbar dokumentiert werden, um im Streitfall, etwa bei einem behaupteten Verstoß gegen das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG), sachlich argumentieren zu können. Ein transparenter, standardisierter Auswahlprozess hilft dabei, sowohl wirtschaftlich tragfähige als auch rechtssichere Entscheidungen zu treffen.

In der Praxis gibt es allerdings vor allem in beliebten Wohnlagen so viele Bewerbungen von Mietern, dass eine Absage für jeden einzelnen häufig nicht möglich ist.

Mietvertrag und Vertragsunterlagen

Kommt es nach Prüfung der Unterlagen und persönlichem Eindruck zur Entscheidung für einen bestimmten Mietinteressenten, ist der nächste Schritt der Abschluss eines Mietvertrags. Dieser bildet die verbindliche Grundlage des Mietverhältnisses und sollte deshalb inhaltlich vollständig, rechtlich wirksam und auf das konkrete Objekt abgestimmt sein.

1 Vertragserstellung

Vermieter sollten auf aktuelle, rechtlich geprüfte Mietverträge zurückgreifen. Auch individuelle Anpassungen sind möglich, solange die Klauseln nicht gegen zwingendes Mietrecht verstoßen.

Unwirksame Klauseln – etwa zur Übertragung von Schönheitsreparaturen auf den Mieter ohne Differenzierung nach Zustand – führen im Zweifel zu Lasten des Vermieters.

Spätestens zum Termin der Vertragsunterzeichnung sollten folgende Angaben verbindlich festgelegt und im Vertrag dokumentiert sein:

• vollständige Namen und Anschriften von Vermieter und Mieter,
• genaue Bezeichnung des Mietobjekts (Adresse, Etage, Wohnungsnummer, ggf. Lage im Gebäude),
• Kaltmiete, Betriebskosten, Heizkosten, Warmmiete
• Beginn des Mietverhältnisses, ggf. befristet mit sachlichem Befristungsgrund (§ 575 BGB),
• Kaution, max. drei Monatskaltmieten (§ 551 BGB)
• Mietvertragsart/Miete: frei vereinbarte Miete, Indexmiete nach § 557b BGB, Staffelmiete nach § 557a BGB,
• Regelungen zu Betriebskosten, Kleinreparaturen, Tierhaltung und baulichen Veränderungen,
• ggf. Mindestmietdauer, Hausordnung als Anlage, Stellplatznutzung, Sondervereinbarungen.

2 Vertragsunterzeichnung

Der Vertrag ist von beiden Seiten zu unterzeichnen. Es empfiehlt sich, zwei gleichlautende Originalexemplare anzufertigen und von Vermieter und Mieter gegenzuzeichnen.

Nach Vertragsschluss erhalten Mieter üblicherweise folgende Unterlagen:

• ein unterzeichnetes Exemplar des Mietvertrags,
• eine Kopie der Hausordnung,
• ein Hinweisblatt zum korrekten Lüften und Heizen, um Schimmel und andere Schäden zu vermeiden

So vorbereitet kann im nächsten Schritt die Wohnungsübergabe durchgeführt werden.

3 Wohnungsübergabe

Mit der Unterzeichnung des Mietvertrags ist das Mietverhältnis zwar rechtlich begründet, faktisch beginnt es jedoch erst mit der Übergabe der Wohnung.

Die Wohnungsübergabe ist für beide Seiten von zentraler Bedeutung. Eine ordnungsgemäße Übergabe schützt vor späteren Streitigkeiten über Zustand, Ausstattung oder etwaige Mängel.

4 Übergabeprotokoll als zentrales Dokument

Die Erstellung eines schriftlichen Wohnungsübergabeprotokolls ist dringend zu empfehlen – unabhängig davon, ob die Wohnung unrenoviert, teilsaniert oder vollständig modernisiert übergeben wird.

Das Protokoll dokumentiert den Zustand der Wohnung bei Einzug und bildet die Referenz für spätere Fragen zur Rückgabe, zu Mängeln oder zu erforderlichen Schönheitsreparaturen.

Das Übergabeprotokoll sollte enthalten:

• Datum der Übergabe und Namen beider Parteien,
• Zählerstände für Strom, Wasser, Gas, ggf. Fernwärme,
• Auflistung übergebener Schlüssel (Haus-, Wohnungs-, Keller-, Briefkastenschlüssel etc.),
• Festgestellte Mängel (z. B. beschädigte Fliesen, Kratzer im Boden),
• Fotos zur Beweissicherung (optional, aber empfehlenswert),
• Unterschriften von Vermieter und Mieter.

Wird das Protokoll einvernehmlich unterzeichnet, entsteht eine starke Indizwirkung im Streitfall. Spätere Einwände gegen dokumentierte oder nicht aufgeführte Mängel sind dann nur eingeschränkt möglich.

In unseren Vermieterpaketen ist neben einem „normalen“ Übergabeprotokoll auch eines enthalten, dass genutzt werden kann, wenn Zeugen anwesend sind und diese mitunterzeichnen sollen.

5 Zahlung der Kaution

Ist im Mietvertrag eine Kaution vereinbart, sollte spätestens zur Übergabe der erste Teilbetrag eingegangen sein. Andernfalls besteht ein Zurückbehaltungsrecht des Vermieters hinsichtlich der Wohnungsübergabe, dies sollte jedoch vorab klar kommuniziert werden.

Die Kaution ist separat vom Vermögensbereich des Vermieters und zinsbringend anzulegen, vgl. § 551 Abs. 3 BGB.

6 Hausordnung

Sofern eine Hausordnung Bestandteil des Mietverhältnisses ist, sei es als Anhang zum Mietvertrag oder separat, sollte diese bei der Übergabe nochmals übergeben und evtl. sogar vom Mieter gegengezeichnet werden.

Zudem ist es sinnvoll, dem Mieter Hinweise zur Bedienung technischer Einrichtungen (z. B. Heizungssteuerung, Mülltrennung, Hausreinigung) zu geben, um Missverständnisse von Beginn an zu vermeiden.

Laufende Verwaltung – Unterlagen und Pflichten im Mietverhältnis

Mit dem Einzug des Mieters beginnt der laufende Teil des Mietverhältnisses. Auch wenn die größte Aufmerksamkeit häufig der Vertragsanbahnung gilt, ist die laufende Verwaltung rechtlich nicht weniger relevant.

Vermieter haben im Bestand zahlreiche gesetzliche Pflichten zu erfüllen, von der ordnungsgemäßen Abrechnung der Betriebskosten bis zur Kommunikation bei Zahlungsverzug oder Pflichtverstößen des Mieters.

Im Folgenden werden die zentralen Aufgaben dargestellt – jeweils mit den erforderlichen Dokumenten.

Jährliche Betriebskostenabrechnung

Vermieter, die Vorauszahlungen auf Betriebskosten vereinbart haben, sind verpflichtet, jährlich eine formgerechte Betriebskostenabrechnung zu erstellen. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen, anderenfalls sind Nachforderungen ausgeschlossen.

Mieterhöhungsschreiben

Eine Anpassung der Miete während des laufenden Mietverhältnisses ist unter bestimmten Voraussetzungen zulässig, etwa zur Angleichung an die ortsübliche Vergleichsmiete oder nach Modernisierungsmaßnahmen.

Erforderlich ist ein schriftliches Mieterhöhungsverlangen mit:

• konkreter Benennung der neuen Miete,
• Begründung der Mieterhöhung (z. B. Mietspiegel, Vergleichswohnungen, Sachverständigengutachten),
• Einhaltung der Kappungsgrenze und Sperrfristen.

Bei Staffelmietverträgen erfolgt die Anpassung automatisch, sinnvoll ist aber auch hier ein schriftlicher Hinweis an den Mieter.

Bei Indexmietverträgen ist wiederum eine Mieterhöhungserklärung notwendig.

Mahnungen bei Zahlungsverzug

Bleibt der Mieter mit der Zahlung der Miete oder Nebenkosten in Rückstand, sollte zunächst eine schriftliche Mahnung mit Fristsetzung erfolgen. Diese sollte auch der Vorbereitung einer möglichen fristlosen Kündigung dienen.

Inhaltlich enthält die Mahnung:

• genaue Höhe des Zahlungsrückstands,
• Zahlungsfrist (z. B. 7 Tage),
• Hinweis auf die Folgen bei Nichtzahlung (z. B. Kündigung, gerichtliche Geltendmachung).

Abmahnung bei Pflichtverletzungen

Verletzt der Mieter mietvertragliche Pflichten, etwa durch unerlaubte Untervermietung, Ruhestörung, nicht genehmigte bauliche Veränderungen oder Zweckentfremdung, ist vor einer Kündigung regelmäßig eine Abmahnung erforderlich.

Die Abmahnung muss beweisbar sein – am besten per Einschreiben oder mit schriftlicher Empfangsbestätigung.

Nachweisführung und Ablagesystem

Auch während des laufenden Mietverhältnisses ist eine strukturierte Dokumentation unerlässlich:

• Zahlungseingänge (z. B. Kontoauszüge, Mietkontenübersicht),
• Schriftwechsel (z. B. E-Mail-Archiv, Einschreiben),
• Zustellnachweise für formbedürftige Schreiben,
• Fristenüberwachung (z. B. bei Mieterhöhungen, Abrechnungen, Kündigungen).

Eine ordentliche Ablage, digital oder analog, erleichtert die Mietverwaltung und ist im Streitfall bares Geld wert.

Zusammenfassung

Die Vermietung einer Wohnung oder eines Hauses erfordert mehr als das bloße Aufsetzen eines Mietvertrags. Wer als Vermieter rechtlich abgesichert und effizient agieren möchte, sollte alle Phasen des Vermietungsprozesses strukturiert angehen.

• Vor der Vermietung sind Objektzustand, Mietpreis, Energieausweis und Unterlagen zur Wohnfläche zu prüfen und aufzubereiten.
• Im Rahmen der Mietersuche ist auf ein rechtssicheres Inserat, eine datenschutzkonforme Mieterselbstauskunft und eine zielgerichtete Vorauswahl zu achten.
• Die Mieterauswahl erfolgt anhand standardisierter Kriterien und belastbarer Nachweise (Einkommen, Bonität, Vorvermieterbescheinigung).
• Der Mietvertrag bildet die rechtliche Grundlage und sollte professionell erstellt werden, um unwirksame Klauseln zu vermeiden.
• Bei der Wohnungsübergabe ist ein detailliertes Protokoll mit Zählerständen und Schlüsselverzeichnis unerlässlich.
• Im laufenden Mietverhältnis sind insbesondere Betriebskostenabrechnungen, Mieterhöhungen und Mahnungen sorgfältig zu dokumentieren und rechtlich korrekt zu gestalten.

Ein vorausschauendes, systematisches Vorgehen und die frühzeitige Zusammenstellung aller relevanten Dokumente helfen dabei, Konflikte zu vermeiden und das Mietverhältnis dauerhaft auf eine verlässliche Grundlage zu stellen.

Wer als Vermieter seine Rechte kennt und seine Pflichten ernst nimmt, schützt sich nicht nur vor Zahlungsausfällen, sondern stärkt auch das Vertrauensverhältnis zum Mieter und schafft damit die Basis für ein stabiles und wirtschaftlich profitables Mietverhältnis.