Die Wohnungsübergabe ist, sowohl zu Beginn als auch am Ende der Mietzeit ein kritischer Moment im Mietverhältnis. Für Vermieter stellt sich dabei regelmäßig die Frage: Wie kann ich mich absichern, wenn es später zu Streitigkeiten über Schäden oder fehlende Schlüssel kommt? Die Antwort ist klar: mit einem Wohnungsübergabeprotokoll.
Zwar ist ein solches Protokoll gesetzlich nicht vorgeschrieben, es bietet jedoch erhebliche Vorteile. Es dokumentiert den Zustand der Wohnung bei Ein- oder Auszug und dient im Streitfall als wichtiges Beweismittel.
Was ist ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Wohnungsübergabeprotokoll (auch Abnahmeprotokoll genannt) ist ein schriftliches Dokument, in dem der Zustand einer Mietwohnung bei der Übergabe festgehalten wird. Ziel ist es, etwaige Mängel, Abnutzungsspuren oder fehlende Schlüssel zu dokumentieren und den Zustand der Mietsache nachvollziehbar zu machen.
Das Protokoll dient dabei in erster Linie der Beweissicherung. Hat der Mieter bereits bei Einzug Schäden an der Wohnung vorgefunden, kann er für diese bei Auszug nicht verantwortlich gemacht werden. Umgekehrt kann sich der Vermieter im Fall später entdeckter Beschädigungen auf das Protokoll berufen, um seine Ansprüche zu belegen.
Das Übergabeprotokoll von opacta berücksichtigt diese Anforderungen. Es ist so aufgebaut, dass sowohl offene Mängel als auch technische Details wie Zählerstände oder Schlüsselanzahl sauber dokumentiert werden können.
Wann sollte ein Übergabeprotokoll erstellt werden?
Ein Übergabeprotokoll empfiehlt sich sowohl bei Einzug als auch bei Auszug des Mieters. Beide Zeitpunkte sind juristisch und praktisch relevant, allerdings aus unterschiedlichen Gründen:
- Beim Einzug wird festgehalten, welche Mängel bereits vorlagen, für die der Mieter dann nicht haftet, da er sie nicht verursacht hat. Für Vermieter ist insbesondere die Dokumentation von Zählerständen, der Anzahl der übergebenen Schlüsseln wichtig. Das Protokoll kann auch als Beweismittel genutzt werden, um nachzuweisen, dass später auftretende Schäden, die der Mieter verursacht hat, zum Zeitpunkt der Übergabe noch nicht da gewesen sind.
- Beim Auszug dient es zur Feststellung von neuen Schäden oder fehlenden Gegenständen. Es ist auch Grundlage für die spätere Kautionsabrechnung, insbesondere wenn der Vermieter einen Teil oder die gesamte Kaution einbehalten möchte.
Ein Protokoll sollte idealerweise im Rahmen eines gemeinsamen Rundgangs durch die Wohnung erstellt werden. Entweder mit dem Mieter selbst oder einem Bevollmächtigten des Mieters.
Falls eine direkte Übergabe nicht möglich ist oder der Mieter die Mitwirkung verweigert, sollten Sie als Vermieter ein einseitiges Protokoll anfertigen und nachweislich dokumentieren (z. B. mit Zeugen oder Fotos).
Was gehört in ein Wohnungsübergabeprotokoll?
Ein Übergabeprotokoll sollte systematisch aufgebaut sein und alle relevanten Aspekte des Wohnungszustands erfassen. Ziel ist es, den Zustand der Mietsache objektiv, nachvollziehbar und vollständig zu dokumentieren.
Allgemeine Angaben
Zu Beginn sollten folgende Formalien aufgenommen werden:
- Ort, Datum und Uhrzeit der Übergabe
- Namen und Kontaktdaten beider Parteien (Vermieter und Mieter)
- Angaben zu eventuell anwesenden Dritten (z. B. Hausverwalter, Zeuge)
- Mietobjekt mit Adresse und Lagebeschreibung
- Vermerk, ob es sich um Einzug oder Auszug handelt
- Unterschriften beider Parteien und evtl. anwesender Zeugen (In unseren Vermieterpaketen erhalten Sie Vorlagen für Übergabeprotokolle mit als auch ohne Zeugen)
Zustand der Wohnung (Raum für Raum)
Der Zustand sollte strukturiert und für jeden Raum separat geprüft und dokumentiert werden:
- Wände und Decken: frischer Anstrich, Bohrlöcher, Risse, Schimmelbildung
- Böden: Zustand von Parkett, Teppich, Fliesen (z. B. Kratzer, Flecken, Brüche)
- Fenster und Türen: Funktionsfähigkeit, Dichtigkeit, Beschädigungen
- Sanitäreinrichtungen: WC, Waschbecken, Dusche, Armaturen, Fliesen
- Elektroinstallation: Zustand von Steckdosen, Lichtschaltern, Einbaugeräten
- Heizung und Thermostate: Funktion und Zustand
- Einbauten und Möbel (falls vorhanden): Vollständigkeit und Befestigung
Zusätzlich sind folgende Punkte aufzunehmen:
- Zählerstände für Strom, Wasser und ggf. Gas oder Fernwärme
- Schlüsselanzahl mit Beschreibung der Schlüsselarten (z. B. Haustür, Keller, Briefkasten)
- Zustand von anderen Mietflächen, soweit zur Mietsache gehörend (z. B. Kellerabteil)
Weitere Hinweise
- Bestehen strittige Punkte (z. B. „normale Abnutzung“ vs. Schaden), empfiehlt sich ein Vermerk „unter Vorbehalt“.
- Ergänzende Fotos sollten angefertigt und dem Protokoll beigefügt oder digital archiviert werden.
- Wurde die Wohnung frisch renoviert, sollte dies ausdrücklich festgehalten werden.
Rechte und Pflichten bei festgestellten Mängeln
Ein zentraler Zweck des Wohnungsübergabeprotokolls besteht darin, etwaige Mängel zu dokumentieren und daraus resultierende Rechte und Pflichten der Vertragsparteien zu klären.
Für Vermieter ist dabei insbesondere entscheidend, zwischen verschiedenen Arten von Mängeln und Abnutzungen zu unterscheiden, denn nicht jeder Zustand berechtigt zur Kautionskürzung oder zu Schadensersatzforderungen.
Offene vs. versteckte Mängel
Offene Mängel
Offene Mängel sind solche, die bei der Übergabe mit zumutbarer Sorgfalt erkannt werden können. Hierzu zählen beispielsweise:
- beschädigte Türrahmen
- gebrochene Fliesen
- tiefe Kratzer im Parkett
- lose Armaturen oder defekte Rollos
Solche Mängel müssen zwingend im Protokoll festgehalten werden und zwar möglichst präzise und mit Fotodokumentation. Wird ein offener Mangel nicht aufgenommen, gilt dieser im Zweifel als vom Vermieter akzeptiert. Nachträgliche Ersatzansprüche sind dann kaum noch durchsetzbar.
Versteckte Mängel
Versteckte Mängel hingegen treten erst später zutage und sind bei Übergabe nicht ohne Weiteres erkennbar. Klassische Beispiele sind:
- Schimmel hinter einer Einbauküche
- defekte Heizungsventile
- Rohrverstopfungen
- Stromkreise mit Wackelkontakt
Auch wenn ein solcher Mangel nicht im Übergabeprotokoll vermerkt ist, kann der Vermieter verpflichtet sein, diesen zu beheben, insbesondere, wenn der Zustand den vertragsgemäßen Gebrauch der Wohnung beeinträchtigt.
Umgekehrt kann ein Vermieter vom Mieter Ersatz verlangen, wenn nachträglich ein vom Mieter verursachter, aber zunächst unbemerkter Schaden festgestellt wird.
Haftung des Mieters – was ist zu ersetzen?
Ein Mieter haftet nicht für normale Abnutzung, sondern nur für übermäßige Abnutzung oder Beschädigung. Die Rechtsprechung unterscheidet hier sehr deutlich:
| Keine Haftung (normale Abnutzung) | Haftung (übermäßige Abnutzung) |
| Oberflächliche Laufspuren im Teppich | Durch Zigarettenglut eingebrannte Stellen im Boden |
| Verfärbte Silikonfugen im Bad | Herausgerissene Handtuchhalter oder beschädigte Fliesen |
| Matt gewordene Lackierung | Mit Wandfarbe überstrichene Steckdosen, Heizkörper etc. |
| Leichte Kratzer im Laminat | Tiefes Einritzen oder Aufquellen durch unsachgemäße Nutzung |
Die Grenze verläuft dort, wo Gebrauch in unsachgemäße Behandlung übergeht und den vertragsgemäßen Gebrauch der Wohnung überschreitet.
Entscheidend ist auch der Faktor „Zeitwert“: Ist z. B. ein Teppich bereits 10 Jahre alt, entfällt ein Ersatzanspruch trotz Beschädigung oft vollständig.
Zusätzlich haftet der Mieter für:
- nicht durchgeführte Schönheitsreparaturen, sofern wirksam im Mietvertrag vereinbart
- fehlende Schlüssel – inkl. ggf. notwendigem Austausch der Schließanlage
- nicht entfernte Ein- oder Umbauten, falls keine Übernahmevereinbarung mit dem Vermieter vorliegt
- starke Verschmutzungen
Verjährung und Beweislast
Die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen gegen den Mieter ist nur innerhalb einer kurzen Frist möglich:
§ 548 Abs. 1 BGB sieht eine Verjährungsfrist von sechs Monaten ab Rückgabe der Mietsache vor. Die Frist kann nicht verlängert werden und beginnt auch dann zu laufen, wenn die Kaution noch nicht vollständig abgerechnet wurde.
Für Vermieter bedeutet das:
- Mängel sollten zeitnah nach der Rückgabe geprüft und ggf. in Schriftform geltend gemacht werden
- Die Beweislast liegt beim Vermieter – insbesondere dann, wenn kein klar dokumentierter Zustand bei Übergabe vorliegt
- Während ernsthafte Verhandlungen oder Nachbesserungsversuche laufen, kann die Verjährung gehemmt sein (§ 203 BGB)
So läuft die Wohnungsübergabe reibungslos ab
Eine sorgfältig vorbereitete und professionell durchgeführte Wohnungsübergabe schützt Vermieter vor späteren Diskussionen und reduziert das Risiko streitiger Kautionsabzüge erheblich. Die folgenden Schritte haben sich in der Praxis bewährt:
Termin rechtzeitig vereinbaren
Vereinbaren Sie den Übergabetermin mit ausreichendem Vorlauf – idealerweise so, dass etwaige Reparaturen oder Reinigungsmaßnahmen noch rechtzeitig beauftragt werden können.
Der Termin sollte möglichst tagsüber bei Tageslicht stattfinden, um Mängel eindeutig erkennen und dokumentieren zu können.
Wohnung besenrein und leer übergeben lassen
Verlangen Sie die Übergabe in „besenreinem Zustand“. Das bedeutet:, dass die Wohnung leer, grob gereinigt und frei von privaten Gegenständen sein muss. Gröbere Verschmutzungen (z. B. Fett in der Küche, Schimmel im Bad, starke Kalkablagerungen) sind zu beseitigen.
Achten Sie auf hinterlassene Möbel, Abfall oder Gegenstände im Keller oder Gemeinschaftsräumen.
Mit Checkliste und Protokoll durch die Räume gehen
Nutzen Sie das opacta-Übergabeprotokoll und ggf. die separate Checkliste zur Wohnungsabnahme, um Raum für Raum systematisch vorzugehen:
- Notieren Sie Zählerstände und Schlüsselanzahl
- Prüfen Sie Wände, Böden, Fenster, Türen, Sanitäranlagen und Elektrogeräte
- Halten Sie Schäden schriftlich und per Foto fest
- Vermerken Sie, ob die Wohnung renoviert wurde oder noch Schönheitsreparaturen ausstehen
Zeugen oder Hausverwalter hinzuziehen
Wenn mit Widerstand oder Uneinigkeit zu rechnen ist, etwa bei hohen Schäden oder bei vorangegangenen Konflikten, empfiehlt sich die Anwesenheit einer weiteren Person als Zeuge (z. B. Hausverwalter, Makler, Verwandter) zur Beweissicherung.
Unterschrift beider/aller Parteien
Lassen Sie sich das Übergabeprotokoll vom Mieter gegenzeichnen. Wird die Unterschrift verweigert, vermerken Sie dies auf dem Protokoll („Mieter verweigert Unterschrift am [Datum]“) und archivieren Sie das Dokument mit Fotos.
Wichtig: Auch ein einseitig erstelltes Protokoll hat Beweiswert, insbesondere in Kombination mit Zeugen und Bildmaterial.
Besondere Konstellationen
Neben dem klassischen Übergabefall bei Auszug gibt es in der Vermietungspraxis weitere Konstellationen, bei denen ein Übergabeprotokoll dringend zu empfehlen ist.
Übergabe bei Untermiete
Auch wenn Sie als Hauptvermieter die Wohnung an den Hauptmieter übergeben haben, sollten Sie auf ein separates Protokoll bestehen, wenn dieser die Wohnung weiter untervermietet.
Der Hauptmieter haftet zwar gegenüber Ihnen, muss aber seinerseits die Untervermietung ordentlich dokumentieren. Bestehen Sie in diesem Fall auf die Rückgabe in dem Zustand, in dem Sie die Wohnung überlassen haben, idealerweise unter Bezugnahme auf das damalige Protokoll.
Übergabe an Nachmieter
Gerade wenn der Mieter vorzeitig kündigt und einen Nachmieter stellt, kommt es oft zu informellen Vereinbarungen, etwa:
- Der Nachmieter übernimmt Einbauten oder Möbel
- Der Nachmieter erklärt sich bereit, Renovierungen zu übernehmen
- Der Vormieter übergibt die Schlüssel direkt
Wichtig: Diese Absprachen entfalten gegenüber dem Vermieter keine rechtliche Wirkung. Sie haften als Vermieter weiterhin gegenüber dem bisherigen Mieter und müssen sich an den Nachmieter halten, sobald dieser Vertragspartner wird. Führen Sie daher in jedem Fall eine formale Übergabe durch.
Übergabe beim Immobilienverkauf
Wird eine vermietete Immobilie verkauft, erfolgt häufig auch eine protokollierte Übergabe, etwa von Verkäufer an Käufer oder im Zusammenhang mit einer Mietvertragsübernahme. Auch hier sollte der Zustand der Mietwohnung (inkl. Mängel, Zählerstände, Schlüssel, überlassene Unterlagen) klar dokumentiert werden.
Übergabeprotokoll in der Praxis – Tipps für Vermieter
Ein korrektes Übergabeprotokoll ist mehr als nur eine Formalität, es ist ein praktisches Instrument zur Konfliktvermeidung, Beweissicherung und Vorbereitung einer rechtssicheren Kautionsabrechnung. Die folgenden Hinweise haben sich in der Vermietungspraxis besonders bewährt:
Protokoll gemeinsam mit dem Mieter durchgehen
Führen Sie das Protokoll nicht im Alleingang, sondern möglichst im Beisein des Mieters oder einer bevollmächtigten Person aus. Das gemeinsame Abgehen der Räume sorgt für Transparenz und erleichtert die sachliche Klärung eventueller Differenzen direkt vor Ort.
Der Mieter kann auf diese Weise auch eigene Anmerkungen ergänzen, etwa zur Ursache bestimmter Gebrauchsspuren („bei Einzug schon vorhanden“) oder zum Alter von Einbauten.
Bei Verweigerung einseitig protokollieren
Verweigert der Mieter die Mitwirkung oder die Unterschrift, beispielsweise wegen Uneinigkeit über die Bewertung von Mängeln, sollte der Vermieter das Protokoll einseitig anfertigen. Ergänzen Sie es dann um die Bemerkung „Mieter war anwesend, verweigerte aber die Unterschrift“ oder „Übergabe einseitig dokumentiert, Mieter nicht erschienen trotz Einladung vom [Datum]“.
Schlüsselanzahl dokumentieren
Notieren Sie im Protokoll jede Art von Schlüssel (Wohnungstür, Haustür, Keller, Briefkasten, Fenstergriffe, Tiefgarage etc.) samt Anzahl.
Lassen Sie den Mieter schriftlich bestätigen, dass keine weiteren Schlüssel existieren. Fehlt ein Schlüssel, ist dies umgehend zu dokumentieren, insbesondere bei Schließanlagen kann sonst ein teurer Austausch drohen, der dem Mieter in Rechnung gestellt wird.
Ob Sie als Vermieter einen Schlüssel behalten dürfen, können Sie hier nachlesen: Schlüssel als Vermieter behalten.
Fotos anfertigen
Fertigen Sie bei der Übergabe eine umfassende Fotodokumentation an. Fotografieren Sie:
- jeden Raum im Überblick
- erkennbare Mängel oder Schäden im Detail
- Zählerstände von Strom, Wasser, Gas
- Schlüsselbunde (nach Art und Anzahl)
Speichern Sie die Bilder mit Datumsstempel und archivieren Sie sie gemeinsam mit dem unterschriebenen Protokoll, entweder digital oder in Papierform. So sichern Sie sich eine nachvollziehbare Dokumentation für eventuelle Nachforderungen.
Zusammenfassung
Ein Übergabeprotokoll ist für Vermieter ein unverzichtbares Instrument, nicht nur zur rechtlichen Absicherung, sondern auch zur strukturierten, sachlichen Abwicklung von Ein- und Auszügen.
Ob bei der Kautionsabrechnung, der Beurteilung von Schäden, nur wer den Zustand der Wohnung klar dokumentiert, kann im Konfliktfall seine Ansprüche durchsetzen oder unberechtigte Forderungen abwehren.
Besonders relevant ist das Protokoll bei:
- der Abgrenzung zwischen normaler Abnutzung und ersatzfähigem Schaden,
- der Beweissicherung bei strittigen Mängeln,
- der Rückgabe von Schlüsseln,
- der Abwicklung von Schönheitsreparaturen,
- und der Klärung von Rückbauverpflichtungen und überlassenen Einbauten.
