Vermieter müssen häufig wichtige Dokumente an die Mieter zustellen – sei es z. B. eine Betriebskostenabrechnung, die Ankündigung einer Modernisierungsmaßnahme, eine Mieterhöhung oder eine Kündigung.
Im Regelfall stellt das Zustellen kein Problem dar. Doch sobald es zum Streitfall kommt, insbesondere vor Gericht, kann es entscheidend sein, nachweisen zu können, dass ein Dokument (fristgerecht) beim Mieter zugegangen ist. In solchen Situationen ist es für Vermieter von Vorteil, sich mit den rechtlichen Anforderungen und bewährten Methoden der Dokumentenzustellung auszukennen. In diesem Blogbeitrag wird erklärt, worauf es dabei ankommt und wie man sich als Vermieter rechtlich absichern kann.
Für Profis: In diesem Beitrag wird zum besseren Verständnis bewusst das Wort „Zustellung“ verwendet, auch wenn hiermit grundsätzlich (= es gibt Ausnahmen) nur die Zustellung von Dokumenten durch die Geschäftsstelle des Gerichts gemeint ist (§ 166 Abs. 1 ZPO).
Warum ist es wichtig für den Vermieter den Zugang von Dokumenten beweisen zu können?
Bei den Erklärungen, die ein Vermieter gegenüber dem Mieter abgibt, handelt es sich in der Regel um sog. (verkörperte) empfangsbedürftige Willenserklärungen unter Abwesenden. Das bedeutet, dass diese Erklärungen erst dann rechtlich wirksam werden, wenn sie dem Mieter tatsächlich zugegangen sind (so z. B. die Eigenbedarfskündigung oder die Mieterhöhung).
Auch bei reinen Informationsschreiben, wie der Ankündigung des Betretens der Wohnung oder der Ankündigung einer Modernisierungsmaßnahme, ist der Zugang wichtig.
Der entscheidende Punkt ist: Im Streitfall wird der Zugang eines Schreibens besonders wichtig. Im Zivilprozessrecht trägt der Kläger (Vermieter) die Darlegungs- und Beweislast. Diese besagt, dass jede Partei die für sie relevanten (= günstigen) Tatsachen darlegen und beweisen muss, damit das Gericht auf Grundlage dieser Tatsachen eine Entscheidung treffen kann. Für Vermieter bedeutet dies, dass sie den Zugang eines Dokuments beweisen müssen, um ihre Rechtsposition durchzusetzen.
Wenn der Vermieter den Zugang des Schreibens nachweisen kann – beispielsweise durch Einschreiben oder einen Zeugen –, hat er den sogenannten Anscheinsbeweis auf seiner Seite (auch „Beweis des ersten Anscheins“). Das bedeutet, dass im Normalfall davon ausgegangen wird, dass der Mieter das Schreiben erhalten hat. Es liegt dann am Mieter, das Gegenteil zu beweisen, was in der Praxis meist sehr schwierig ist, wenn nicht unmöglich.
Wann ist ein Dokument zugegangen?
Eine verkörperte Willenserklärung unter Abwesenden (also z. B. ein Schreiben) geht zu, sobald sie in verkehrsüblicher Weise in die tatsächliche Verfügungsgewalt des Empfängers gelangt ist und für diesen unter gewöhnlichen Verhältnissen die – abstrakte – Möglichkeit besteht, von ihr Kenntnis zu nehmen. In der Praxis bedeutet dies z. B. Einwurf in einen (Haus-)Briefkasten, Übergabe an den Mieter selbst oder einen Empfangsvertreter, aber auch Zustellung unter Vermittlung eines Gerichtsvollziehers oder Zustellung im Wege der öffentlichen Zustellung.
Anmerkung: Im Einzelfall ist zu überprüfen, ob die gewählte Übermittlungsmethode wirklich geeignet ist, das Dokument wirksam zuzustellen (z. B. bei ungewöhnlichen Übermittlungsversuchen wie das Durchschieben unter einem Türspalt oder das Einwerfen durch ein gekipptes Fenster, aber auch Ortsabwesenheit, defekten Briefkästen oder Geschäftsunfähigkeit des Empfängers).
Weiter ist zu beachten, dass ein Dokument erst ab der nächsten üblichen (Geschäfts-)Zeit als zugestellt gilt und niemals zur Unzeit (z. B. Zustellung um Mitternacht gilt ggf. erst am nächsten Arbeitstag als zugestellt).
Die Übermittlungsmethoden im Einzelnen
Folgende Möglichkeiten den Zugang zu bewirken gibt es im Einzelnen:
Der eingeschriebene Brief
Beim Einwurfeinschreiben wird durch den Auslieferungsbeleg vermutet, dass das Schreiben dem Empfänger zugegangen ist. Der Empfänger – zum Beispiel bei einer Kündigung – hat jedoch die Möglichkeit, diese Vermutung zu widerlegen, indem er glaubhaft darlegt, dass das Schreiben nicht angekommen ist. Es ist dabei nicht nötig, dass er eindeutig beweist, dass der Zugang nicht erfolgt ist; es reicht, wenn er einen plausiblen alternativen Ablauf schildern kann.
Eine Alternative zum Einwurfeinschreiben ist das Einschreiben mit Rückschein. Hier muss der Mieter den Erhalt des Schreibens persönlich durch seine Unterschrift bestätigen. In der Praxis kann dies jedoch zu Problemen führen, da der Mieter die Annahme verweigern oder schlichtweg nicht anwesend sein kann. In solchen Fällen gilt das Schreiben im Zweifel, als nicht zugestellt, was die Beweislage für den Vermieter erschweren kann.
Alternativ kann bei besonders wichtigen Schreiben auch mit einem (privaten) Boten bzw. Kurier gearbeitet werden. Hier gibt es folgende Möglichkeiten: Selbst zustellen, zustellen mit einem oder mehreren Zeugen oder zustellen durch einen Dritten. Hier sollte jeweils ein Vermerk gefertigt werden. Ein entsprechendes Formular mit Erklärungen finden Sie in unserem Vermieterpaket Plus.
Anmerkung: In besonders wichtigen Fällen kann zusätzlich noch ein Foto gefertigt werden und/oder von dem ganzen Zustellungsprozess wird eine Videoaufnahme gefertigt.
Fax/Mail
Übermittlung per Fax (Telefax) oder E-Mail ist grundsätzlich möglich. In vielen Fällen kann aber über diesen Weg nicht wirksam zugestellt werden, so z. B. bei der Kündigung eines Wohnraummietverhältnisses (§ 568 BGB), weil als Form mindestens die Schriftform vorausgesetzt ist (§ 126 BGB = Schreiben muss persönlich unterschrieben sein).
Im Fall der E-Mail kann zwar die Unterschrift durch eine qualifizierte elektronische Signatur (§ 126a Abs. 1 BGB) erfolgen, dieses Verfahren ist aber nicht weit verbreitet und mit hohen Kosten verbunden.
Wird eine Erklärung per Fax übermittelt, gilt sie erst dann als zugegangen, wenn der Text vom Empfangsgerät tatsächlich ausgedruckt wurde. Möchte der Empfänger den Zugang verhindern bzw. verzögern, kann er selbst entsprechende Maßnahmen ergreifen, um den Empfang des Faxes zu blockieren.
Zustellung unter Vermittlung eines Gerichtsvollziehers & öffentlichen Zustellung
Eine weitere Möglichkeit ist die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher, gemäß § 132 Abs. 1 ZPO. Dies stellt eine besonders sichere Methode dar, um den Zugang eines Schreibens nachzuweisen, ist jedoch mit zusätzlichen Kosten und administrativen Hürden verbunden.
Sollte der Mieter überhaupt nicht mehr auffindbar sein, gibt es als letzte Option die sogenannte öffentliche Zustellung (§ 132 Abs. 2 ZPO). In diesem Fall wird das Schreiben durch Aushang bekanntgemacht, was jedoch ebenfalls ein aufwendiger Prozess ist und nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich ist.
Zustellung an Geschäftsunfähige
Wird einem geschäftsunfähigen Mieter gekündigt, muss die Kündigung direkt an den gesetzlichen Vertreter gerichtet und diesem zugestellt werden. Es reicht nicht aus, dass der gesetzliche Vertreter nur von der Kündigung erfährt, diese muss direkt an ihn gerichtet sein. Sollte der geschäftsunfähige Mieter keinen gesetzlichen Vertreter haben, kann der Vermieter beim zuständigen Betreuungsgericht die Bestellung eines Betreuers anregen.
Zusammenfassung
Vermieter sollten sicherstellen, dass wichtige Dokumente rechtzeitig und nachweisbar zugestellt werden, um ihre Rechtsposition im Streitfall zu stärken. Die besten Zustellungsmethoden sind das Einwurfeinschreiben, die persönliche Zustellung durch den Vermieter selbst oder durch einen Dritten als Boten. Im Fall der persönlichen Zustellung sollte ein Zustellungsvermerk erstellt und gegebenenfalls der Einwurf gefilmt werden, um den Zugang des Dokuments im Streitfall nachweisen zu können.
