Die Betriebskostenabrechnung muss einmal im Jahr von dem Vermieter erstellt werden und stellt oft den größten Verwaltungsaufwand bei laufenden Mietverträgen dar. Es ist ein grundlegendes Verständnis erforderlich, um Fehler wie eine falsche oder verspätete Abrechnung, das Vergessen bestimmter Abrechnungsposten oder das Auflisten nicht umlegbarer Kosten zu vermeiden. Auch ein falsch gestalteter Mietvertrag kann hier langfristig Probleme bereiten.
Solche Fehler können nicht nur zu finanziellen Verlusten, sondern auch zu zeitaufwendigen rechtlichen Auseinandersetzungen führen. Ziel dieses Beitrages ist es, Ihnen notwendiges Wissen zur Betriebskostenabrechnung zu vermitteln, um typische Fehler zu vermeiden. Dieser Beitrag ist der dritte Teil einer dreiteiligen Reihe zu den Betriebskosten. Teil 1 befasst sich mit den rechtlichen Grundlagen der Betriebskosten/Nebenkosten und Teil 2 mit der Vereinbarung der Betriebskosten.
Was ist eine Betriebskostenabrechnung und wofür wird diese benötigt?
Die Betriebskostenabrechnung wird einmal im Jahr erstellt, um die angefallenen Betriebskosten für den Betrieb und die Nutzung einer Immobilie auf den Mieter umzulegen. Sie wird benötigt, um die monatlich gezahlten Betriebskostenvorauszahlungen mit den tatsächlich entstandenen Kosten abzugleichen. Ergibt sich eine Abweichung, muss der Mieter entweder eine Nachzahlung leisten oder er erhält eine Rückerstattung.
Die Abrechnung sorgt für Transparenz und dokumentiert detailliert, welche Posten – wie Heizkosten, Wasserkosten oder Hausreinigung – im jeweiligen Jahr angefallen sind, und hilft Vermietern und Mietern, diese nachzuvollziehen. Die Betriebskostenabrechnung ist ein unverzichtbarer Instrument, um die jährlichen Betriebskosten korrekt abzurechnen, umzulegen und um Streitigkeiten vorzubeugen.
Welchen Inhalt muss die Betriebskostenabrechnung haben?
Gemäß § 259 BGB muss eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung folgende Punkte enthalten:
Geordnete Zusammenstellung der Gesamtkosten:
Die angefallenen Kosten jeder Betriebskostenart müssen insgesamt (Gesamtkosten) und im Einzelnen für die jeweilige Kostenart vollständig und übersichtlich aufgeführt werden.
Berechnung des Mieteranteils
Der Anteil des Mieters an den Kosten muss für jede Betriebskostenart berechnet werden. Dies selbst dann, wenn die Kosten nur teilweise auf den Mieter umgelegt werden.
Umlageschlüssel und Verteilung
Der verwendete Umlageschlüssel ist anzugeben und nachvollziehbar zu erläutern.
Vorauszahlungen des Mieters
Die Summe der bereits geleisteten monatlichen Vorauszahlungen muss aufgeführt werden.
Abgleich der Vorauszahlungen mit den tatsächlichen Kosten: Die Differenz zwischen Vorauszahlungen und tatsächlichen Kosten ergibt den endgültigen Rechnungssaldo.
Eine Formvorschrift gibt es für die Betriebskostenabrechnung nicht. Sie kann theoretisch dem Mieter auch mündlich vorgetragen werden. Zu empfehlen ist aber die Betriebskostenabrechnung mindestens in Textform gemäß § 126 BGB zu erstellen.
Was bei der Kommunikation mit dem Mieter zu beachten ist, insbesondere wie und warum man Dokumente richtig zustellen sollte, wird in diesem Beitrag genauer erläutert.
Welche Fristen gelten für die Betriebskostenabrechnung?
Frist für den Vermieter:
Vermieter haben zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums Zeit, um die Betriebskostenabrechnung zu erstellen und dem Mieter zuzustellen. Der Abrechnungszeitraum ist üblicherweise das Kalenderjahr.
Beispiel: Die Betriebskostenabrechnung für das Abrechnungsjahr 2024 muss dem Mieter spätestens am 31. 12. 2025 zugehen.
Versäumt der Vermieter diese Frist, muss der Mieter eine mögliche Nachzahlung nicht mehr leisten. Der Mieter ist hingegen privilegiert: Hat er zu viel vorausgezahlt, ist der Vermieter weiterhin verpflichtet, den Differenzbetrag zurückzuzahlen.
Frist für den Mieter:
Mieter haben das Recht, die Abrechnung gründlich zu prüfen und können innerhalb eines Jahres nach Erhalt der Betriebskostenabrechnung Einwendungen erheben. Ergibt die Abrechnung, dass der Mieter nachzahlen muss, ist diese Zahlung unmittelbar nach Erhalt der Abrechnung fällig. Bleibt eine Zahlung nach 30 Tagen aus, gerät der Mieter in Verzug. Der Vermieter kann in diesem Fall mahnen und ggf. die Nachzahlung einklagen.
Welche Verteilerschlüssel gibt es und worauf ist zu achten?
Als Vermieter ist es wichtig, den richtigen Verteilerschlüssel für die Betriebskostenabrechnung zu wählen, um eine nachvollziehbare Verteilung der Kosten auf die Mieter zu gewährleisten. Es gibt vier gängige Verteilerschlüssel, die je nach Art der Betriebskosten angewendet werden:
Abrechnung nach Verbrauch
Dieser Schlüssel wird für verbrauchsabhängige, „warme“ Betriebskosten wie Heizung und Warmwasser verwendet. Laut Heizkostenverordnung müssen 50–70 % dieser Kosten verbrauchsabhängig abgerechnet werden, der Rest wird nach Wohnfläche aufgeteilt. Voraussetzung für diese Methode ist, dass jede Mietpartei über einen eigenen Zähler verfügt, um den tatsächlichen Verbrauch korrekt zu erfassen.
Abrechnung nach Wohnflächenanteil
Dieser Schlüssel wird für „kalte“ Betirebskosten wie z. B. Müllabfuhr oder Hausreinigung angewendet. Hierbei wird die Gesamtfläche des Gebäudes in Relation zur Fläche der jeweiligen Mietwohnung gesetzt, sodass die Betriebskosten entsprechend dem Anteil der Mietfläche aufgeteilt werden. Dies ist der gesetzlich vorgesehene Umlageschlüssel und eignet sich besonders gut, wenn alle Mieter ähnliche Verbrauchswerte haben.
Abrechnung nach Personenzahl
In einigen Fällen kann es sinnvoll sein, die „kalten“ Betriebskosten nach der Anzahl der Personen, die in einer Wohnung leben, zu verteilen. Dies ist jedoch nur dann praktikabel, wenn alle Bewohner in etwa denselben Verbrauch verursachen.
Abrechnung nach Wohneinheit
Dieser Schlüssel wird verwendet, wenn die Betriebskosten nach der Anzahl der Wohneinheiten eines Gebäudes verteilt werden. Jede Wohneinheit zahlt dabei den gleichen Anteil an den „kalten“ Betriebskosten, unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch. Dieser Schlüssel eignet sich vor allem bei Gebäuden mit ähnlichem Verbrauch und gleicher Ausstattung in allen Wohneinheiten.
Worauf sollten Vermieter achten?
Hier wurden alle Verteilerschlüssel aufgeführt, um einen Überblick zu schaffen. Üblich ist aber eine Abrechnung nach Wohnflächenanteil, wobei aber Heizkosten oder Warmwasserkosten nach Verbrauch abgerechnet werden. Sofern im Mietvertrag keine andere Regelung enthalten ist, werden die Betriebskosten auch nach diesem Maßstab auf den Mieter umgelegt, § 556a Absatz 1 und 3 BGB.
Andere Verteilungsschlüssel können in Einzelfällen sinnvoll sein (z. B. für Großvermieter), hier sollte aber zuerst Rücksprache mit einem Steuerberater und/oder einem Anwalt gehalten werden, da es sehr situativ ist, wann ein Abweichen von dem üblichen Verteilungsschlüssel sinnvoll ist. Dieser muss dann auch in der gewollten Form in den Mietvertrag aufgenommen werden und kann nachträglich nicht mehr einseitig durch den Vermieter geändert werden.
Was sind typische Fehler bei der Betriebskostenabrechnung und wie kann man diese vermeiden?
Bei der Erstellung einer Betriebskostenabrechnung können verschiedene Fehler auftreten, die sowohl für Vermieter als auch für Mieter zu Problemen führen können. Häufige Fehlerquellen sind:
a) Verspätete Abrechnung: Die Abrechnung muss innerhalb von 12 Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums beim Mieter eingegangen sein. Wird diese Frist überschritten, sind, wie bereits dargestellt, Nachforderungen des Vermieters nicht mehr durchsetzbar.
b) Unvollständigkeit der Abrechnung: Eine Betriebskostenabrechnung muss alle erforderlichen Angaben enthalten. Fehlen wichtige Informationen oder Details zu den abgerechneten Kosten, ist die Abrechnung fehlerhaft.
c) Falscher Abrechnungszeitraum: Der Abrechnungszeitraum darf, wie bereits dargestellt, nicht länger als 12 Monate dauern. Andernfalls ist die Abrechnung nicht korrekt und der Mieter muss keine Nachzahlung leisten.
d) Abweichung vom vereinbarten Umlageschlüssel: Die Abrechnung muss sich an dem im Mietvertrag vereinbarten Verteilerschlüssel orientieren. Wird ein anderer Schlüssel angewendet, kann dies zu Unwirksamkeit führen.
e) Fehler bei der Heizkostenabrechnung: Heizkosten und Warmwasserverbrauch müssen gemäß der Heizkostenverordnung abgerechnet werden. Fehler bei der Ermittlung des Verbrauchs oder bei der Aufteilung der Kosten sind häufig.
f) Nicht berücksichtigte Gewerbeeinheit: In einem Mehrfamilienhaus mit einer Gewerbeeinheit müssen die Betriebskosten korrekt zwischen Wohn- und Gewerbeeinheiten aufgeteilt werden. Wird die Gewerbeeinheit nicht berücksichtigt, kann es zu einer unzulässigen Verteilung der Kosten kommen.
g) Abrechnung nicht umlagefähiger Kosten: Nur bestimmte Kostenarten dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Kosten, die nicht umlagefähig sind, wie etwa Reparatur- oder Instandhaltungskosten, dürfen nicht in der Betriebskostenabrechnung auftauchen.
Einen weiterführenden Beitrag zur Kleinreparaturklausel inkl. Umlegen der “Instandhaltungskosten” auf den Mieter finden Sie hier: Kleinreparaturklausel.
h) Keine Betriebskostenabrechnung: Wird gar keine Abrechnung erstellt, ist der Mieter nicht zur Nachzahlung verpflichtet, die Pflicht für den Vermieter Rückzahlungen zu leisten bleibt hingegen unberührt.
Um diese Fehler zu vermeiden, sollten Vermieter sicherstellen, dass die Betriebskostenabrechnung fristgerecht, vollständig und nach den im Mietvertrag vereinbarten Bedingungen (bzw. nach dem gesetzlichen Maßstab des § 556a Absatz 1 und 3 BGB) erstellt wird. Eine sorgfältige Prüfung der Abrechnung durch den Vermieter hilft, Fehler zu vermeiden und rechtliche Streitigkeiten zu verhindern. Mieter haben das Recht, die Abrechnung zu überprüfen und gegebenenfalls Widerspruch einzulegen, wenn sie Fehler feststellen.
Zusammenfassung
Die Betriebskostenabrechnung ist ein essenzielles Dokument, das jährlich erstellt wird, um die Vorauszahlungen der Mieter mit den tatsächlichen Betriebskosten abzugleichen. Vermieter müssen dabei wichtige Fristen einhalten und sicherstellen, dass die Abrechnung vollständig und korrekt ist, einschließlich der Angabe des Umlageschlüssels und der Vorauszahlungen. Häufige Fehler, wie verspätete Abrechnungen oder falsche Verteilerschlüssel, können zu rechtlichen Konflikten führen, die sich durch sorgfältige Prüfung und klare Vereinbarungen im Mietvertrag vermeiden lassen.
