Betriebskosten verändern sich im Laufe der Zeit. Steigende Energiepreise, höhere kommunale Gebühren oder gestiegene Kosten für Dienstleistungen führen dazu, dass die ursprünglich vereinbarten Vorauszahlungen oft nicht mehr zu den tatsächlichen Ausgaben passen. Damit es weder für Vermieter noch für Mieter zu unerwartet hohen Nachzahlungen bzw. Rückzahlungen kommt, sieht das Gesetz Möglichkeiten vor, Betriebskosten während des Mietverhältnisses anzupassen.
Die rechtliche Grundlage dafür bildet § 560 BGB. Dort ist geregelt, unter welchen Bedingungen Vorauszahlungen auf Betriebskosten erhöht oder gesenkt werden können und wann eine Anpassung von Betriebskostenpauschalen möglich ist.
Dieser Beitrag zeigt, welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, wie eine Erhöhung praktisch umgesetzt wird, wann sie zulässig ist, welche Grenzen gelten und welche Besonderheiten zusätzlich beachtet werden sollten.
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Rechtliche Voraussetzungen: Wann dürfen Betriebskosten erhöht werden?
Eine Anpassung ist nur möglich, wenn im Mietvertrag überhaupt wirksam eine Übertragung der Betriebskosten auf den Mieter vereinbart wurde. Fehlt eine solche Vereinbarung, trägt der Vermieter die Kosten selbst. In den meisten unbefristeten Mietverträgen ist jedoch eine monatliche Betriebskostenvorauszahlung vorgesehen.
Bei einer Betriebskostenpauschale ist die Lage anders: Sie umfasst alle im Vertrag bezeichneten Betriebskosten in einem festen Betrag, der nicht abgerechnet wird. Eine Erhöhung kommt dort nur in Betracht, wenn dies ausdrücklich im Mietvertrag vorgesehen ist.
Abrechnung als Voraussetzung bei Vorauszahlungen
Eine Erhöhung von Vorauszahlungen ist erst nach Erstellung einer ordnungsgemäßen Betriebskostenabrechnung möglich. § 560 Abs. 4 BGB regelt ausdrücklich, dass jede Vertragspartei nach einer Abrechnung eine Anpassung auf eine angemessene Höhe in Textform (§ 126b BGB) verlangen kann. Die Abrechnung muss formal und inhaltlich korrekt sein, damit sie als Grundlage dient.
Ein wichtiger Punkt: Selbst wenn die Frist von zwölf Monaten für Nachforderungen verstrichen ist, darf der Vermieter die Vorauszahlungen dennoch erhöhen, sofern eine Abrechnung erstellt wurde. Die Frist betrifft nur die Nachforderung, nicht die Anpassung für die Zukunft.
Weiterführend: Die Betriebskostenabrechnung
Ausschlussklauseln im Mietvertrag
Enthält der Mietvertrag eine Regelung, die Betriebskostenerhöhungen ausschließt, ist eine Anpassung nicht möglich.
Bei einer Betriebskostenpauschale gilt zusätzlich, dass es ohne eine ausdrückliche Vereinbarung im Vertrag kein Recht zur Erhöhung gibt.
Form und Ablauf: So funktioniert die Erhöhung von Betriebskosten in der Praxis
Erhöhung bei Betriebskostenvorauszahlungen
Die Anpassung von Vorauszahlungen erfolgt in Textform (§ 126b BGB). Ein Brief, eine E-Mail oder ein Fax sind ausreichend.
In der Mitteilung sollte die betroffene Wohnung genau bezeichnet sein, die neue Höhe der Vorauszahlungen genannt werden und der Zeitpunkt, ab dem sie fällig sind. Ein zusätzlicher Hinweis auf die zugrunde liegende Abrechnung ist zweckmäßig. Eine lange Begründung ist nicht erforderlich, da die Abrechnung selbst die Grundlage bildet.
Zur Höhe gilt: Die Vorauszahlung darf so angepasst werden, dass sie den tatsächlichen jährlichen Betriebskosten entspricht. Daraus ergibt sich in der Regel ein Zwölftel der Gesamtkosten als monatlicher Abschlag. Ein pauschaler Sicherheitszuschlag ist unzulässig. Der Bundesgerichtshof hat 2011 entschieden, dass Aufschläge ohne konkrete Grundlage nicht rechtmäßig sind (BGH, Urteil vom 28.09.2011 – VIII ZR 294/10).
Beispiel: Die Betriebskosten für das Jahr 2024 betrugen 2.800 Euro, während die Vorauszahlungen im selben Jahr nur 2.400 Euro betrugen. Die Vorauszahlung kann von 200 Euro auf 233 Euro erhöht werden (2.800 / 12 = 233).
Nicht nur Vermieter, sondern auch Mieter können nach einer Abrechnung eine Anpassung verlangen. Stellt sich beispielsweise ein Guthaben heraus, kann der Mieter eine Senkung der Betriebskostenvorauszahlung fordern.
Erhöhung von Betriebskostenpauschalen
Bei Pauschalen gibt es kein allgemeines Erhöhungsrecht. Hier muss im Mietvertrag ausdrücklich festgelegt sein, dass die Pauschale an höhrere tatsächliche Kosten angepasst werden darf.
Die Erklärung erfolgt ebenfalls in Textform (§ 126b BGB) und muss begründet werden. Der Vermieter darf die Pauschale nur für die Kosten erhöhen, die auch im Vertrag aufgeführt sind. Erhöhen sich einzelne Kosten, sinken jedoch andere im gleichen Umfang, scheidet eine Umlage aus, wenn die Gesamtkosten gleichgeblieben sind.
Zeitpunkt der Anpassung: Ab wann gilt die Betriebskostenerhöhung?
Regelfall: nach der Jahresabrechnung
Bei Vorauszahlungen ist die Erhöhung grundsätzlich erst nach Erstellung der jährlichen Betriebskostenabrechnung zulässig. Die gesetzliche Abrechnungsfrist von zwölf Monaten ist hierfür nicht entscheidend; sie betrifft lediglich mögliche Nachforderungen. Entscheidend ist, dass überhaupt eine Abrechnung vorliegt.
Unterjährige Anpassungen
Ausnahmen gelten, wenn während des laufenden Abrechnungszeitraums besondere Umstände eintreten:
- Zieht eine weitere Person in die Wohnung ein, erhöht sich in der Regel der Verbrauch. In solchen Fällen kann eine Anpassung bereits während des Jahres verlangt werden.
- Enthält der Mietvertrag eine sogenannte Öffnungsklausel, die es erlaubt, neue oder gestiegene Betriebskosten sofort auf die Mieter umzulegen, ist eine unterjährige Erhöhung ebenfalls zulässig.
- Bei einem Mieterwechsel kann der Vermieter eine unterjährige Abrechnung erstellen und anschließend die Vorauszahlungen bei der Neuvermietung anpassen.
Außerhalb solcher Fälle ist eine Anpassung während des Jahres nicht möglich. Unabhängig davon können Vermieter und Mieter sich jederzeit einvernehmlich auf eine neue Vorauszahlung einigen.
Zeitpunkt der Wirksamkeit
Bei Betriebskostenpauschalen bestimmt § 560 Abs. 2 BGB, dass eine Erhöhung erst ab dem übernächsten Monat nach Zugang der Erklärung wirksam wird (gemeint ist die übernächste Mietzahlung).
Bei Betriebskostenvorauszahlungen ist die Rechtslage nicht eindeutig. Teilweise wird vertreten, dass die höhere Zahlung sofort mit der nächsten Miete fällig wird, teilweise wird eine entsprechende Anwendung der Zwei-Monats-Regel angenommen. In der Praxis empfiehlt es sich, den Zeitpunkt in der Mitteilung klar zu benennen, um Streit zu vermeiden.
Grenzen der Betriebskostenerhöhung: Diese Regeln müssen beachtet werden
Angemessenheit
Eine Anpassung muss angemessen sein. Maßstab sind die tatsächlichen Jahreskosten. Überhöhte Vorauszahlungen oder pauschale Aufschläge ohne Grundlage sind nicht erlaubt. Eine Ausnahme kann bestehen, wenn sich bereits absehbar Gebühren erhöhen oder weitere Kostensteigerungen angekündigt wurden. In solchen Fällen müssen die neuen Beträge nachvollziehbar belegt werden.
Rückwirkende Erhöhungen
Bei Vorauszahlungen sind rückwirkende Erhöhungen ausgeschlossen. Stattdessen kommt nur eine Nachzahlung für den vergangenen Zeitraum in Betracht.
Bei Pauschalen gilt eine Sonderregel: Haben sich Kosten rückwirkend erhöht, etwa durch eine rückwirkend angehobene Grundsteuer, darf auch die Pauschale rückwirkend angepasst werden. Voraussetzung ist, dass der Vermieter die Mieter innerhalb von drei Monaten nach Kenntnis informiert.
Kein Zwang zur Erhöhung
Vermieter sind nicht verpflichtet, die Vorauszahlungen zu erhöhen. Sie können es tun, müssen aber nicht. Praktisch ist eine Erhöhung oft im beiderseitigen Interesse, um hohe Nachzahlungen nach der Betriebskostenabrechnung zu vermeiden.
Besondere Fälle: Unterjährige Anpassung, Mitspracherechte der Mieter & mehr
Rechte des Mieters
Mieter haben ein ebenfalls ein Recht zur Anpassung der Betriebskostenvorauszahlungen. Ergibt sich aus der Abrechnung ein Guthaben, können sie eine Senkung der Vorauszahlungen verlangen. Außerdem dürfen sie die Abrechnung prüfen und Einwendungen erheben. Auf Wunsch können sie auch Einsicht in die Belege nehmen.
Anforderungen an die Mitteilung
Die Mitteilung muss in Textform (§ 126b BGB) erfolgen. Sie sollte mindestens enthalten die folgenden Punkte enthalten:
- die Anschrift der Wohnung,
- die neue Höhe der Vorauszahlung oder Pauschale,
- den Zeitpunkt der Fälligkeit
- sowie – bei Pauschalen – eine Begründung.
Bei Betriebskostenvorauszahlungen genügt der Hinweis auf die Abrechnung. In der Praxis ist eine klare und transparente Darstellung wichtig, um Missverständnisse zu vermeiden.
Korrekturen der Abrechnung
Innerhalb von zwölf Monaten nach Ende des Abrechnungszeitraums darf der Vermieter die Abrechnung korrigieren. So kann eine bereits ausgezahlte Rückerstattung nachträglich zu einer Nachzahlung führen, wenn Positionen vergessen wurden. Eine rückwirkende Erhöhung der Vorauszahlungen bleibt trotzdem ausgeschlossen.
Folgen bei Nichtzahlung
Verweigert ein Mieter die Zahlung trotz einer rechtmäßig erhöhten Vorauszahlung oder Pauschale, gerät er in Verzug. Rückstände in Höhe von zwei Monatsmieten berechtigen den Vermieter dann zur Kündigung des Mietverhältnisses wegen Zahlungsverzugs (§ 569 BGB).
Bevor es so weit kommt, sollte der Vermieter die Berechnung offenlegen und eine gütliche Klärung versuchen.
Zusammenfassung
Die Erhöhung von Betriebskosten ist rechtlich klar geregelt. Bei Betriebskostenvorauszahlungen ist eine Anpassung nach Abrechnung möglich, wenn die Erklärung in Textform (§ 126b BGB) erfolgt und die Höhe angemessen ist. Maßstab sind die tatsächlichen Jahreskosten.
Betriebskostenpauschalen können nur erhöht werden, wenn der Mietvertrag dies ausdrücklich vorsieht. Rückwirkende Erhöhungen sind in eng begrenzten Ausnahmefällen zulässig.
Sorgfältige Abrechnungen und transparente Mitteilungen schaffen für Vermieter die Grundlage für wirksame Erhöhungen. Für Mieter gilt: Sie können nicht nur prüfen und Einwendungen erheben, sondern auch selbst eine Anpassung verlangen. Wer die gesetzlichen Vorgaben einhält und Änderungen klar kommuniziert, sorgt für faire und nachvollziehbare Lösungen.
