Betriebskosten bzw. Nebenkosten und das Umlegen auf den Mieter sind ein zentrales Thema für jeden Vermieter. Es ist ein grundlegendes Verständnis erforderlich, um die Abrechnung der Betriebskosten richtig zu gestalten, keine Abrechnungsposten zu vergessen oder nicht umlegbarer Kosten aufzulisten. Auch ein falsch gestalteter Mietvertrag kann hier langfristig Probleme bereiten.
Solche Fehler können nicht nur zu finanziellen Einbußen, sondern auch zu zeitaufwendigen rechtlichen Auseinandersetzungen führen.
Weiterführende Beiträge:
1. Was sind Betriebskosten/Nebenkosten?
2. Die Betriebskostenabrechnung
Was gilt, wenn die Betriebskosten nicht im Mietvertrag geregelt sind?
Wenn im Mietvertrag nichts über die Übernahme der Betriebskosten vereinbart wurde, ist das der denkbar schlechteste Fall für den Vermieter. Gemäß § 535 BGB trägt der Vermieter grundsätzlich alle Lasten (inkl. Betriebskosten), soweit nichts anderes vereinbart ist.
In § 535 Absatz 1 Satz 3 BGB heißt es:
„Er (der Vermieter) hat die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen.“
Eine Regelung zu Betriebskosten kann im Nachhinein nicht einseitig aufgenommen werden.
Eine Vereinbarung, wonach der Mieter die Betriebskosten übernimmt, muss ausdrücklich im Mietvertrag enthalten sein. Dies ergibt sich aus § 556 Absatz 1 Satz 1 BGB:
„Die Vertragsparteien können vereinbaren, dass der Mieter Betriebskosten trägt.“
In der Praxis ist es jedoch üblich, dass der Vermieter den Mieter zur Zahlung der Betriebskosten verpflichtet, entweder durch eine detaillierte Auflistung der einzelnen Kostenarten und/oder durch Verweisung auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV).
Zu Abgrenzung der Betriebskosten von den Nebenkosten: Was sind Betriebskosten/Nebenkosten?
Wie legt man die Betriebskosten auf den Mieter um?
Der einfachste und sicherste Weg für Vermieter, die Betriebskosten auf den Mieter umzulegen, ist eine klare und unkomplizierte Formulierung im Mietvertrag. Statt sich mit individuellen Formulierungen oder einer detaillierten Auflistung der einzelnen Betriebskostenarten auseinanderzusetzen, reicht es aus, im Mietvertrag festzulegen, dass „der Mieter die Betriebskosten gemäß der Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu tragen“ hat.
Verweisen Sie hier unbedingt auf die BetrKV, ansonsten besteht die Gefahr im Mietvertrag die falsche Terminologie zu verwenden, was im Zweifel zu Lasten des Vermieters geht. Die Ausnahme gilt hier, wie bereits dargestellt, für die „sonstige Betriebskosten“ im Sinne von § 2 Nr. 17 BetrKV.
Für Vermieter, die sich bei der Umlage von „sonstigen Betriebskosten“ nach § 2 Nr. 17 BetrKV sicher sein möchten, besteht die Möglichkeit, sich an einen Rechtsanwalt für Mietrecht zu wenden. Aufgrund der umfangreichen Rechtsprechung und der Vielzahl an Einzelfällen ist es sinnvoll, diese Optionen zu wählen, um rechtliche Fallstricke zu vermeiden.
Tipp: Streichen Sie Betriebskosten, die zum Zeitpunkt des Mietvertrages noch nicht anfallen, nicht aus dem Mietvertrag, diese Kosten könnten in Zukunft doch noch entstehen und dann nicht ohne weiteres (einseitig) nachträglich in den Vertrag aufgenommen werden.
Betriebskostenvorauszahlung vs. Betriebskostenpauschale
Vermieter und Mieter können nach § 556 Abs. 2 BGB frei vereinbaren, ob Betriebskosten im Rahmen einer Pauschale oder als monatliche Vorauszahlung mit späterer Abrechnung zu zahlen sind. Beide Modelle haben jeweils eigene Vor- und Nachteile und führen in der Praxis häufig zu Missverständnissen, insbesondere, wenn die mietvertragliche Regelung unklar oder widersprüchlich ist.
Vorauszahlung mit Abrechnung (Regelfall)
Die häufigste und gesetzlich vorgesehene Variante ist die Betriebskostenvorauszahlung. Der Mieter zahlt dabei monatlich einen Abschlag auf die zu erwartenden Betriebskosten. Diese Vorauszahlungen werden am Ende des Abrechnungszeitraums (meist jährlich) mit den tatsächlichen Kosten abgeglichen. Je nach Differenz ergibt sich eine Nachzahlung oder ein Guthaben (§§ 556 Abs. 3, 560 BGB).
Beispiel: Der Mieter zahlt monatlich 200 € Vorauszahlung. Die tatsächlichen Kosten am Jahresende betragen 2.100 € oder 2.700 €. Je nach Ergebnis erhält der Mieter also 300 € zurück oder muss 300 € nachzahlen.
Vorauszahlungen müssen angemessen sein. Weichen diese stark von den tatsächlichen Kosten ab, können sie nach § 560 BGB angepasst werden, nach oben wie nach unten. Die Abrechnungspflicht bleibt dabei zwingend: Ohne Abrechnung besteht kein Nachforderungsrecht des Vermieters.
Betriebskostenpauschale (Warmmiete)
Die alternative Möglichkeit ist die Vereinbarung einer Betriebskostenpauschale. Hier sind die Betriebskosten durch einen monatlich festgelegten Pauschalbetrag vollständig abgegolten, unabhängig vom tatsächlichen Verbrauch. Eine Abrechnung entfällt vollständig, ebenso Nachforderungen oder Rückerstattungen (§ 556 Abs. 2 BGB).
Eine Pauschale ist vor allem bei möblierten Wohnungen, in Wohnheimen oder bei Altverträgen verbreitet. Allerdings ist der Begriff „Pauschale“ klar vom Abschlagsmodell zu trennen. Verwendet der Mietvertrag den Begriff „Pauschale“, enthält aber gleichzeitig eine Abrechnungspflicht, wird in der Praxis regelmäßig von einer Betriebskostenvorauszahlung ausgegangen.
Ein häufiges Missverständnis: Bei Heiz- und Warmwasserkosten ist eine Pauschale grundsätzlich nicht zulässig. Nach der Heizkostenverordnung (§ 6 HeizkostenV) müssen diese Posten zu mindestens 50 % verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Gleiches gilt für preisgebundenen Wohnraum, hier ist die Vereinbarung einer Pauschale generell unzulässig.
Wurde eine wirksame Pauschale vereinbart, kann der Betrag nach §§ 560 BGB erhöht oder, bei gesunkenen Betriebskosten, auch gesenkt werden. Voraussetzung für eine Erhöhung: Es muss eine entsprechende Vereinbarung im Mietvertrag existieren, und die Erhöhung muss mit Begründung und in Textform (§ 126b BGB) erfolgen.
Mischformen (Teilpauschale)
Erlaubt ist auch eine Kombination beider Modelle. In der Praxis wird dies meist so gehandhabt, dass für verbrauchsabhängige Posten (z. B. Heizung, Wasser) Vorauszahlungen mit Abrechnung vereinbart werden, während für verbrauchsunabhängige Kostenarten (z. B. Müll, Hausreinigung) eine Pauschale gilt.
Diese Mischform ist zulässig, jedoch besonders fehleranfällig, etwa durch falsche Umlageschlüssel oder unklare Trennung der Kostenarten im Mietvertrag.
Welche Fehlerquellen gibt es beim Umlegen der Betriebskosten auf den Mieter?
Wenn die Übernahme einzelner Betriebskosten durch den Mieter im Mietvertrag entweder nicht geregelt, unvollständig aufgeführt oder unklar formuliert ist, muss der Vermieter die entsprechenden Kosten selbst tragen. Auch hier gilt grundsätzlich die oben genannte Regelung des § 535 Absatz 1 Satz 3 BGB.
Es reicht aus, im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) zu verweisen, um die dort aufgelisteten Betriebskosten auf den Mieter wirksam umzulegen.
Für „sonstige Betriebskosten“ im Sinne von § 2 Nr. 17 BetrKV – also Kosten, die nicht explizit in der Verordnung genannt werden – ist jedoch eine genaue Auflistung im Mietvertrag selbst erforderlich. Werden diese Kosten nicht ausdrücklich benannt, kann der Vermieter sie – abgesehen von einzelnen Ausnahmefällen – nicht auf den Mieter umlegen.
Unklare oder vage Formulierungen reichen nicht aus, um eine wirksame Regelung zu treffen und gehen zu Lasten des Vermieters.
Zusammenfassung
Zusammenfassend ist es für Vermieter entscheidend, die Übernahme der Betriebskosten im Mietvertrag klar und eindeutig zu regeln, um spätere rechtliche Probleme und finanzielle Einbußen zu vermeiden. Ein pauschaler Verweis auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) ist in der Regel ausreichend, solange keine „sonstigen Betriebskosten“ auf den Mieter umgelegt werden sollen. Diese müssen detailliert aufgelistet werden. Vermieter sollten sicherstellen, dass alle relevanten Kosten korrekt im Mietvertrag erfasst sind, um Missverständnisse und Konflikte mit den Mietern zu vermeiden.
