Auch eine sorgfältig erstellte Betriebskostenabrechnung kann Fehler enthalten. Ob Sie als Vermieter eine Betriebskostenabrechnung noch korrigieren können, hängt von der Art des Fehlers und vom Zeitpunkt der Korrektur ab.
Wer den Fehler falsch einordnet oder die Abrechnungsfrist verpasst, verliert schnell seine Nachforderung. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Fehler sich wann beheben lassen und wie Sie auf Einwendungen Ihres Mieters reagieren.
Welche Fehler können in einer Betriebskostenabrechnung auftreten?
Die Rechtsprechung unterscheidet zwischen formellen Fehlern und inhaltlichen Fehlern. Von dieser Einordnung hängt ab, ob die Abrechnung überhaupt wirksam ist und ob Sie sie später noch berichtigen dürfen.
Was ist ein formeller Fehler?
Eine Betriebskostenabrechnung ist formell ordnungsgemäß, wenn der Mieter sie gedanklich und rechnerisch nachvollziehen kann. Maßstab ist ein durchschnittlicher Mieter ohne juristische oder betriebswirtschaftliche Vorkenntnisse.
Nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs muss die Abrechnung bei mehreren Wohneinheiten mindestens vier Angaben enthalten. Sie folgen aus der allgemeinen Rechenschaftspflicht nach § 259 BGB.
- Gesamtkosten: Die Abrechnung enthält eine geordnete Zusammenstellung der Kosten je Kostenart.
- Umlageschlüssel: Der Verteilungsmaßstab wird angegeben und, soweit nötig, erläutert.
- Anteil des Mieters: Die Abrechnung zeigt, welcher Betrag auf die Wohnung entfällt.
- Vorauszahlungen: Die vom Mieter geleisteten Vorauszahlungen werden abgezogen.
Fehlt eine dieser Angaben, liegt ein formeller Fehler vor. Betrifft er nur einzelne Kostenpositionen, die sich unschwer herausrechnen lassen, bleibt der Rest der Abrechnung wirksam. Wie Sie eine Abrechnung von Anfang an vollständig aufbauen, lesen Sie in unserem Beitrag zur Betriebskostenabrechnung.
Was ist ein inhaltlicher Fehler?
Ein inhaltlicher Fehler liegt vor, wenn die Abrechnung zwar selbst nachvollziehbar ist, aber falsch berechnet wurde.
Ein typisches Beispiel ist ein Umlageschlüssel, der vom Mietvertrag abweicht. Ebenso gehören Kosten dazu, für die es keine Umlagevereinbarung gibt oder für die eine Betriebskostenpauschale vereinbart ist.
Auch falsch angesetzte Vorauszahlungen sind ein inhaltlicher Fehler, etwa wenn statt der tatsächlich gezahlten die vereinbarten Beträge angesetzt werden. Gleiches gilt für Positionen, die keine umlagefähigen Betriebskosten sind. Das betrifft vor allem Verwaltungskosten und Reparaturen, die zur Instandhaltungspflicht des Vermieters gehören.
Bis wann können Vermieter eine Betriebskostenabrechnung korrigieren?
Entscheidend ist die Abrechnungsfrist nach § 556 Abs. 3 Satz 2 BGB. Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums zugehen. Es kommt auf den Zugang beim Mieter an, nicht auf das Absendedatum.
Beispiel: Rechnen Sie das Kalenderjahr 2025 ab, muss die Abrechnung also spätestens am 31. Dezember 2026 dem Mieter zugehen. Wie Sie den Zugang im Streitfall beweisen, erklärt unser Beitrag: Dokumente richtig zustellen: Kommunikation für Vermieter.
Was gilt innerhalb der Abrechnungsfrist?
Solange die Abrechnungsfrist läuft, können Sie jeden Fehler beheben, auch zum Nachteil des Mieters. Eine formell fehlerhafte Abrechnung ersetzen Sie durch eine neue, vollständige Abrechnung.
Das gilt selbst dann, wenn Sie ein Guthaben schon gutgeschrieben haben oder der Mieter die Nachforderung bereits bezahlt hat. In einer solchen Zahlung sieht der BGH grundsätzlich kein Anerkenntnis der fehlerhaften Abrechnung.
Was gilt nach Ablauf der Abrechnungsfrist?
Nach Fristablauf kommt es auf die Fehlerart an. Eine formell unwirksame Abrechnung lässt sich nicht mehr heilen bzw. korrigieren. Sie wird behandelt, als hätten Sie gar nicht abgerechnet, und eine Nachforderung ist ausgeschlossen. Inhaltliche Fehler können Sie weiterhin korrigieren, weil die Frist mit der formell ordnungsgemäßen Abrechnung gewahrt wurde.
Achtung: Inhaltliche Fehler können Sie auch nach Ablauf der Abrechnungsfrist korrigieren. Eine Nachforderung, die über das Ergebnis der ursprünglichen Abrechnung hinausgeht, ist dann aber ausgeschlossen, es sei denn, Sie haben den Fehler nicht zu vertreten. Das gilt für jede einzelne Kostenposition und für das Gesamtergebnis.
Erhöhungen und Senkungen dürfen Sie dann also nicht miteinander verrechnen. Senkungen geben Sie an den Mieter weiter, Erhöhungen nicht. Eine Korrektur zugunsten des Mieters bleibt möglich.
Beispiel: Die Abrechnung für 2025 geht dem Mieter am 15. November 2026 zu und weist eine Nachforderung von 400 € aus. Im Februar 2027 bemerken Sie zwei Fehler. Beim Wasser hätte der Mieter 120 € mehr tragen müssen, bei der Gartenpflege 50 € weniger. Richtig gerechnet ergäbe sich eine Nachforderung von 470 €. Verlangen können Sie nur 350 €, weil die Erhöhung beim Wasser ausgeschlossen ist und Sie die Senkung bei der Gartenpflege weitergeben müssen.
Eine feste Frist für diese Korrektur nennt der BGH nicht. Weil das Recht zur Korrektur verwirken kann (§ 242 BGB), sollten Sie die berichtigte Abrechnung unverzüglich erstellen, also ohne schuldhaftes Zögern, sobald Sie den Fehler kennen.
Wann ist eine Nachforderung trotz Fristablauf noch möglich?
Nach § 556 Abs. 3 Satz 3 BGB bleibt die Nachforderung erhalten, wenn Sie die Verspätung nicht zu vertreten haben.
Der Gesetzgeber dachte an Versorger, die erst lange nach Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen, oder an Steuern und Abgaben, die spät festgesetzt werden. Sie müssen konkret darlegen und beweisen, was Sie unternommen haben, um rechtzeitig abzurechnen. Der bloße Hinweis auf eine säumige Hausverwaltung reicht nicht.
Anmerkung: Vermieten Sie eine Eigentumswohnung, gilt die Abrechnungsfrist gleich. Ein Beschluss der Eigentümer über die Jahresabrechnung ist keine Voraussetzung für Ihre Abrechnung gegenüber dem Mieter. Der Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft ist grundsätzlich nicht Ihr Erfüllungsgehilfe, sein Verschulden wird Ihnen also nicht zugerechnet. Ob Sie eine Verspätung zu vertreten haben, hängt von Ihren eigenen Bemühungen ab. Diese müssen Sie im Streitfall konkret darlegen, etwa indem Sie den Verwalter rechtzeitig vor Fristablauf zur Abrechnung auffordern.
In seltenen Ausnahmefällen kann sich der Mieter nach Treu und Glauben (§ 242 BGB) nicht auf den Fristablauf berufen. Der BGH hat das angenommen, als der Fehler für den Mieter auf den ersten Blick erkennbar war und der Vermieter ihn kurz nach Fristende korrigiert hatte. Darauf sollten Sie sich im Einzelfall aber nicht verlassen.
Was tun, wenn der Mieter der Betriebskostenabrechnung widerspricht?
Umgangssprachlich ist oft von einem Widerspruch die Rede. Das Gesetz spricht von Einwendungen gegen die Abrechnung.
Welche Frist gilt für Einwendungen des Mieters?
Der Mieter muss Ihnen Einwendungen spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Zugang der Abrechnung mitteilen (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Danach ist er ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten (§ 556 Abs. 3 Satz 6 BGB). Geht die Abrechnung am 31. Oktober 2026 zu, endet die Einwendungsfrist also am 31. Oktober 2027.
Diese Einwendungsfrist verschiebt nicht die Zahlung. Eine korrekte Abrechnung wird mit Zugang fällig, in der Praxis wird meist eine Zahlungsfrist von vier Wochen eingeräumt. Ein pauschales „Ich widerspreche“ genügt nicht. Selbst Mietervereine weisen darauf hin, dass Einwendungen konkret begründet sein müssen.
Muss der Vermieter Belegeinsicht gewähren?
Ja. Nach § 556 Abs. 4 BGB müssen Sie dem Mieter auf Verlangen Einsicht in die Rechnungen und die Zahlungsbelege gewähren. Ein besonderes Interesse muss er dafür nicht darlegen. Solange Sie die Einsicht verweigern, darf er die Nachforderung zurückhalten.
Die Einsicht findet grundsätzlich in Ihren Räumen statt. Als privater Vermieter ohne eigenes Büro ist das in der Regel Ihre Wohnung. Der Mieter muss zu Ihnen kommen und hat keinen Anspruch darauf, dass Sie ihm Kopien schicken. Das gilt nur, solange ihm der Weg zumutbar ist. Wohnen Sie weit entfernt, müssen Sie die Einsicht am Ort der Mietsache ermöglichen oder Kopien zur Verfügung stellen.
Seit 2025 dürfen Sie die Belege auch elektronisch bereitstellen. Das ist Ihr Recht, keine Pflicht.
Wie reagieren Sie auf berechtigte und unberechtigte Einwendungen?
Sind die Einwendungen berechtigt, korrigieren Sie die Abrechnung nach den oben dargestellten Regeln und zahlen ein sich ergebendes Guthaben aus. Halten Sie die Einwendungen für unbegründet, weisen Sie sie schriftlich und mit Begründung zurück und bieten die Belegeinsicht an. Zahlt der Mieter trotzdem nicht, müssen Sie die Nachforderung gerichtlich geltend machen.
Wie korrigieren Sie eine Betriebskostenabrechnung Schritt für Schritt?
- Frist prüfen: Stellen Sie fest, ob die Abrechnungsfrist noch läuft. Davon hängt ab, ob Sie auch zulasten des Mieters korrigieren dürfen.
- Fehler einordnen: Klären Sie, ob ein formeller oder ein inhaltlicher Fehler vorliegt. Nach Fristablauf ist nur ein inhaltlicher Fehler noch korrigierbar.
- Belege und Einwendungen prüfen: Gleichen Sie die beanstandeten Positionen mit Rechnungen, Zahlungsbelegen und dem Mietvertrag ab.
- Neue Abrechnung erstellen: Erstellen Sie eine vollständige, berichtigte Abrechnung. Nach Fristablauf darf keine Position und nicht das Gesamtergebnis über der ursprünglichen Abrechnung liegen.
- Nachweisbar zustellen: Sorgen Sie dafür, dass Sie den Zugang der berichtigten Abrechnung beweisen können.
- Ergebnis abwickeln: Zahlen Sie ein Guthaben aus oder fordern Sie die verbleibende Nachzahlung an. Ist das Mietverhältnis beendet, kann eine berechtigte Nachforderung mit dem Rückzahlungsanspruch aus der Mietkaution verrechnet werden.
Eine Vorlage für die Betriebskostenabrechnung finden Sie in unseren Vermieterpaketen.
Welche Fehler passieren häufig und welche Folgen haben sie?
| Fehler | Einordnung | Folge |
| Abrechnung geht zu spät zu | Fristversäumnis | Nachforderung ausgeschlossen, ein Guthaben müssen Sie trotzdem auszahlen |
| Umlageschlüssel fehlt | formell | Abrechnung insoweit unwirksam, nach Fristablauf keine Nachforderung |
| Falscher Umlageschlüssel | inhaltlich | Neuberechnung nach dem vertraglichen Schlüssel, nach Fristablauf ohne Mehrbelastung |
| Verwaltungs- oder Reparaturkosten umgelegt | inhaltlich | Position entfällt bei fristgerechten Einwendungen |
| Kosten trotz Pauschale oder ohne Umlagevereinbarung | inhaltlich | Position entfällt bei fristgerechten Einwendungen, siehe Betriebskosten umlegen |
| Leerstand auf die Mieter verteilt | inhaltlich | Die Kosten leerstehender Wohnungen tragen Sie grundsätzlich selbst |
| Vereinbarte statt gezahlte Vorauszahlungen angesetzt | inhaltlich | korrigierbar, nach Fristablauf ohne Mehrbelastung |
| Heizkosten ohne vorgeschriebene Verbrauchserfassung | inhaltlich | Mieter darf seinen Anteil um 15 % kürzen (§ 12 HeizkostenV) |
Viele dieser Fehler lassen sich schon beim Vertragsschluss vermeiden. Achten Sie auf eine wirksame Umlagevereinbarung im Mietvertrag und auf die typischen unwirksamen Klauseln im Mietvertrag.
Was bedeutet eine fehlerhafte Abrechnung für die Vorauszahlungen?
Nach einer Abrechnung kann jede Partei die Vorauszahlungen auf eine angemessene Höhe anpassen (§ 560 Abs. 4 BGB). Grundlage muss eine inhaltlich richtige Abrechnung sein. Erhöhen Sie die Vorauszahlungen auf Basis einer Abrechnung, die den Mieter zu Unrecht belastet, schuldet er den Erhöhungsbetrag nicht.
Eine außerordentliche Kündigung wegen der so entstandenen Rückstände ist dann unwirksam. Umgekehrt darf der Mieter die Vorauszahlungen senken, wenn er inhaltliche Fehler konkret beanstandet und das richtige Ergebnis selbst errechnet.
Zusammenfassung
Ob Sie eine Betriebskostenabrechnung korrigieren können, hängt von der Fehlerart und der Abrechnungsfrist ab.
Innerhalb der Frist dürfen Sie jeden Fehler beheben, auch zum Nachteil des Mieters. Nach Fristablauf lassen sich nur inhaltliche Fehler korrigieren, und die Nachforderung darf das ursprüngliche Ergebnis weder je Position noch insgesamt übersteigen.
Einwendungen muss der Mieter binnen zwölf Monaten nach Zugang konkret begründen und kann bis zur Belegeinsicht die Zahlung zurückhalten. Erhöhte Vorauszahlungen setzen eine inhaltlich richtige Abrechnung voraus.
