Wer eine Wohnung vermietet, steht früher oder später vor der Frage: Selbst verwalten oder eine professionelle Hausverwaltung beauftragen?
Für private Vermieter mit einer oder wenigen Wohnungen spricht einiges dafür, die Verwaltung zunächst selbst zu übernehmen. Der wichtigste Vorteil liegt dabei nicht einmal in den eingesparten Verwaltungskosten. Wer seine Immobilie selbst verwaltet, lernt die Abläufe einer Vermietung kennen, entwickelt ein Gefühl für Kosten und bekommt einen wesentlich besseren Überblick über sein Investment.
Das bedeutet nicht, dass eine professionelle Verwaltung grds. überflüssig ist. Bei einem größeren Immobilienbestand, wenig verfügbarer Zeit oder weit entfernten Objekten kann die Auslagerung durchaus sinnvoll sein.
WEG-Verwaltung und Sondereigentumsverwaltung: Wo liegt der Unterschied?
Zunächst müssen zwei Formen der Immobilienverwaltung voneinander getrennt werden.
Die WEG-Verwaltung betrifft das gemeinschaftliche Eigentum einer Wohnungseigentümergemeinschaft. Dazu gehören bspw. die Verwaltung der gemeinschaftlichen Finanzen, die Umsetzung von Beschlüssen und die Organisation von Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum. Nach § 18 WEG obliegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer. Das Wohnungseigentum selbst besteht nach § 1 WEG aus dem Sondereigentum an der Wohnung und dem damit verbundenen Miteigentumsanteil am gemeinschaftlichen Eigentum.
Davon zu unterscheiden ist die Sondereigentumsverwaltung bzw. Mietverwaltung. Hier beauftragt der einzelne Eigentümer einen Dienstleister (Hausverwalter) damit, Aufgaben rund um seine vermietete Wohnung und das Mietverhältnis zu übernehmen. Dazu können bspw. die Kommunikation mit dem Mieter, die Überwachung der Mietzahlungen, Betriebskostenabrechnungen, Neuvermietungen oder die Koordination von Reparaturen gehören.
Im Folgenden geht es ausschließlich um diese zweite Frage, ob private Vermieter ihre vermieteten Wohnungen selbst verwalten oder eine Sondereigentumsverwaltung damit beauftragen sollten?
Welche Aufgaben kommen bei der Selbstverwaltung auf Vermieter zu?
Wer seine Wohnung selbst verwaltet, übernimmt grds. alle Aufgaben, die andernfalls an einen Dienstleister ausgelagert würden. Je nach Mietverhältnis gehören dazu insbesondere:
- Auswahl neuer Mieter und Abschluss des Mietvertrags
- Wohnungsübergabe und Dokumentation des Zustands
- Verwaltung der Mietkaution
- Kontrolle der Mietzahlungen
- Kommunikation mit dem Mieter
- jährliche Betriebskostenabrechnung bei vereinbarten Vorauszahlungen
- Organisation von Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen
- mögliche Mieterhöhungen
- Abwicklung eines Mieterwechsels
Die Liste wirkt zunächst umfangreich. Allerdings fallen bei einer laufenden und störungsfreien Vermietung nicht sämtliche Aufgaben ständig an. Eine Neuvermietung oder Wohnungsübergabe findet bspw. nur bei einem Mieterwechsel statt.
Bestimmte Aufgaben sind dagegen regelmäßig zu erledigen. Wurden Betriebskostenvorauszahlungen vereinbart, muss nach § 556 Abs. 3 BGB jährlich darüber abgerechnet werden. Wie eine solche Abrechnung aufgebaut wird und welche Fristen gelten, erklären wir ausführlich in unserem Beitrag zur Betriebskostenabrechnung.
Warum es sinnvoll sein kann, die ersten Immobilien selbst zu verwalten
1. Sie lernen die Vermietung von Grund auf kennen
Der vielleicht wichtigste Grund für die Selbstverwaltung ist der dabei entstehende Erfahrungsschatz.
Wer die ersten Mietverträge selbst abschließt, eine Betriebskostenabrechnung erstellt, einen Mieterwechsel organisiert und Reparaturen koordiniert, lernt die tatsächlichen Abläufe einer Vermietung kennen.
Dadurch entsteht mit der Zeit ein Verständnis dafür,
- welche Aufgaben regelmäßig anfallen,
- welche Kosten realistisch sind,
- welche Fristen beachtet werden müssen,
- welche Probleme besonders häufig auftreten und
- welche Aufgaben sich später sinnvoll auslagern lassen.
Dieses Wissen verliert seinen Wert auch dann nicht, wenn die Verwaltung später an einen Dienstleister abgegeben wird. Im Gegenteil: Wer selbst weiß, wie eine ordentliche Verwaltung funktioniert, kann die Arbeit einer Sondereigentumsverwaltung wesentlich besser beurteilen.
Gerade beim Aufbau eines Immobilienbestands ist es deshalb sinnvoll, nicht von Anfang an sämtliche Prozesse aus der Hand zu geben.
2. Sie entwickeln ein Gefühl für die tatsächlichen Kosten Ihrer Immobilie
Eine Immobilie ist nicht nur Kaufpreis, Finanzierung und monatliche Miete. Im laufenden Betrieb entstehen zahlreiche weitere Kosten.
Besonders deutlich wird das bei Reparaturen. Nach § 535 BGB muss der Vermieter die Mietsache grds. während der Mietzeit in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand erhalten. Mehr zu diesem Thema finden Sie in unserem Beitrag zur Instandhaltungspflicht des Vermieters.
Wer Handwerker selbst sucht und beauftragt, sieht unmittelbar, welche Arbeiten notwendig sind und was diese kosten. Man kann mehrere Angebote vergleichen, Rückfragen stellen und prüfen, ob neben einer bloßen Reparatur vielleicht eine langfristig sinnvollere Lösung in Betracht kommt.
Natürlich kann auch eine gute Hausverwaltung Angebote vergleichen und kosteneffizient arbeiten. Der entscheidende Unterschied für einen neuen Vermieter liegt im Lerneffekt: Wer diese Prozesse zunächst selbst durchläuft, entwickelt ein eigenes Preisgefühl und kann später besser einschätzen, ob vorgeschlagene Maßnahmen und Kosten plausibel sind.
Gleichzeitig behält man die Entwicklung der Wohnung stärker im Blick. Bei einem Mieterwechsel lässt sich bspw. bewusst entscheiden, ob lediglich notwendige Arbeiten durchgeführt werden oder ob die Gelegenheit für eine sinnvolle Aufwertung der Wohnung genutzt werden soll.
3. Sie treffen die Mieterauswahl selbst
Die Auswahl eines neuen Mieters gehört zu den wichtigsten Entscheidungen bei einer Neuvermietung.
Eine Sondereigentumsverwaltung kann die Suche übernehmen, Unterlagen prüfen und geeignete Interessenten vorschlagen. Bei der Selbstverwaltung führt der Eigentümer diesen Prozess dagegen unmittelbar selbst durch.
Gerade bei den ersten Wohnungen kann das wertvoll sein. Der Vermieter lernt, welche Unterlagen er benötigt, wie Besichtigungen ablaufen und worauf bei der Auswahl eines Mieters zu achten ist.
4. Sie kennen Ihre Wohnung und bekommen Probleme unmittelbar mit
Bei einer selbstverwalteten Wohnung besteht der Kontakt grds. direkt zwischen Vermieter und Mieter. Meldet der Mieter einen Defekt oder ein anderes Problem, erfährt der Eigentümer unmittelbar davon.
Wiederkehrende Probleme mit Fenstern, Sanitäranlagen, Heizung oder anderen Einrichtungen werden nicht nur als Position auf einer Abrechnung wahrgenommen. Man bekommt ein Gefühl dafür, wo Investitionen erforderlich werden und welche Bauteile möglicherweise besonders anfällig sind.
Auch Handwerkertermine gehören deshalb zur Vermietung. Was Vermieter bei Zutritt, Terminabstimmung und Kosten beachten sollten, erläutern wir ausführlicher in unserem Beitrag Handwerker in der Mietwohnung.
5. Sie können später gezielter delegieren
Selbstverwaltung muss keine Entscheidung für immer sein. Ein Vermieter kann seine ersten Wohnungen einige Jahre selbst verwalten und die Aufgaben später abgeben, wenn der Bestand wächst oder die eigene Zeit knapper wird.
Dann verändert sich allerdings die Ausgangslage erheblich: Der Eigentümer weiß bereits, wie eine Betriebskostenabrechnung funktioniert, was eine Neuvermietung erfordert, welche Kosten bei Reparaturen üblich sind und welche Aufgaben besonders viel Zeit beanspruchen.
Er kann deshalb viel genauer festlegen, was eine externe Verwaltung übernehmen soll und worauf er bei deren Auswahl Wert legt.
Das Ziel der Selbstverwaltung muss also nicht sein, dauerhaft alles selbst zu erledigen. Gerade am Anfang geht es auch darum, das eigene Investment zu verstehen, bevor Aufgaben delegiert werden.
Selbstverwaltung spart Geld, kostet aber eigene Zeit
Eine Sondereigentumsverwaltung arbeitet selbstverständlich nicht kostenlos. Wer selbst verwaltet, spart zunächst deren Vergütung.
Allerdings wäre es zu einfach, daraus abzuleiten, dass Selbstverwaltung automatisch wirtschaftlicher ist. Auch die eigene Zeit hat einen Wert. Zudem können Fehler bei der Verwaltung Kosten verursachen.
Die richtige Frage lautet deshalb nicht:
„Was kostet die Hausverwaltung?“
Sondern:
„Welchen Aufwand nimmt sie mir ab und ist mir diese Entlastung die Vergütung wert?“
Bei einer einzelnen Wohnung kann die Antwort anders ausfallen als bei 15 oder 20 Einheiten. Viele organisatorische Grundaufgaben müssen unabhängig davon verstanden und überwacht werden, während sich mit wachsendem Bestand immer mehr wiederkehrende Vorgänge summieren.
Eine feste Grenze, ab welcher Zahl von Wohnungen eine Hausverwaltung wirtschaftlich sinnvoll ist, gibt es daher nicht. Als praktische Orientierung kann ein privater Vermieter mit einer bis etwa vier oder fünf Einheiten aber besonders gut prüfen, ob er die Verwaltung selbst übernehmen möchte. Bei 10, 15 oder 20 Einheiten können Zeitaufwand, Mieterwechsel, Abrechnungen und Reparaturen dagegen eine Größenordnung erreichen, bei der professionelle Unterstützung deutlich attraktiver wird.
Das Mietrecht: Die größte Herausforderung der Selbstverwaltung
Die praktische Organisation einer Wohnung lässt sich lernen. Schwieriger ist häufig die rechtliche Seite.
Das deutsche Wohnraummietrecht enthält zahlreiche zwingende Regelungen und formelle Anforderungen. Beispiele sind:
- Die Mietkaution ist nach § 551 BGB insbesondere hinsichtlich Höhe und Anlage gesetzlich geregelt.
- Für Betriebskosten gelten insbesondere die Vorgaben der §§ 556 und 556a BGB.
- Eine Erhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete richtet sich nach §§ 558 ff. BGB.
- Erhaltungsmaßnahmen und Modernisierungen unterliegen unterschiedlichen Voraussetzungen.
Wer selbst verwaltet, muss deshalb nicht jedes Detail des Mietrechts auswendig kennen. Er sollte aber die typischen rechtlichen Problemfelder erkennen und für wiederkehrende Vorgänge mit verlässlichen Unterlagen und klaren Prozessen arbeiten.
Genau hierfür haben wir das opacta Vermieterpaket Plus entwickelt. Es enthält unter anderem Mietverträge, Mieterselbstauskunft, Übergabeprotokolle, Vorlagen für Betriebskostenabrechnung, Mieterhöhungen, Abmahnungen und Kündigungen sowie weitere Unterlagen für die laufende Vermietung.
Wann ist eine Sondereigentumsverwaltung trotzdem sinnvoll?
Trotz der Vorteile der Selbstverwaltung gibt es Situationen, in denen die Auslagerung eine sinnvolle Entscheidung sein kann.
Das gilt bspw., wenn:
- Sie eine größere Zahl von Wohnungen besitzen,
- Ihre Immobilien weit von Ihrem Wohnort entfernt liegen,
- Sie beruflich oder privat kaum Zeit für die Verwaltung haben,
- häufige Mieterwechsel oder besonders betreuungsintensive Mietverhältnisse bestehen,
- Sie sich bewusst nicht mit dem operativen Teil Ihrer Vermietung beschäftigen möchten oder
- der Verwaltungsaufwand Ihren persönlichen Nutzen aus der Selbstverwaltung übersteigt.
Gerade bei einem größeren Portfolio können standardisierte Abläufe und bestehende Netzwerke einer guten Hausverwaltung erhebliche Vorteile bringen.
Umgekehrt ist eine Hausverwaltung keine Garantie dafür, dass jede Entscheidung automatisch besser oder günstiger getroffen wird. Eigentümer sollten deshalb auch bei einer Fremdverwaltung Kosten, Abrechnungen und größere Maßnahmen weiterhin im Blick behalten.
Fazit: Erst selbst verstehen, dann gezielt delegieren
Für private Vermieter mit wenigen Wohnungen kann die Selbstverwaltung weit mehr sein als eine Möglichkeit, Verwaltungsgebühren zu sparen.
Wer seine ersten Immobilien selbst verwaltet, lernt die wirtschaftliche und praktische Seite der Vermietung kennen. Man bekommt ein Gefühl für Reparaturkosten, beschäftigt sich mit Mietverträgen und Betriebskosten, wählt seine Mieter selbst aus und erlebt unmittelbar, welche Aufgaben tatsächlich Zeit kosten.
Bei einem Bestand von einer bis etwa vier oder fünf Wohnungen spricht deshalb vieles dafür, zumindest zu prüfen, ob die Verwaltung in Eigenregie machbar ist. Diese Zahl ist keine starre Grenze. Persönliche Zeit, Entfernung zur Immobilie, Erfahrung und Komplexität des Mietverhältnisses sind mindestens ebenso wichtig.
Mit wachsendem Bestand kann professionelle Unterstützung zunehmend sinnvoll werden. Wer seine Immobilien zuvor selbst verwaltet hat, gibt die Verantwortung dann aber nicht blind ab. Er weiß, welche Leistung er erwartet, welche Kosten plausibel sind und an welchen Stellen er weiterhin selbst die Kontrolle behalten möchte.
Kurz gesagt: Wer am Anfang selbst verwaltet, spart nicht nur Kosten. Er investiert auch in das eigene Wissen als Vermieter.
