Die Erstellung einer korrekten Betriebskostenabrechnung ist für Vermieter oft eine Herausforderung. Unsere Überblicksliste hilft Ihnen, alle wichtigen Punkte im Blick zu behalten – für tiefergehende Informationen empfehlen wir unsere weiterführenden Blogbeiträge: Was sind Betriebskosten/Nebenkosten?, Wie legt man Betriebskosten/Nebenkosten wirksam auf den Mieter um? und Die Betriebskostenabrechnung.
Die wichtigste Voraussetzung
- Mietvertragliche Vereinbarung einer Nettomiete im Mietvertrag
- gesondert ausgewiesene Betriebskosten (§§ 535, 556 Abs. 1 und Abs. 2 BGB)
Zugang der Betriebskostenabrechnung
- Zugang zumindest an einen Mieter (vorsorglich an alle Mieter)
Frist für den Zugang der Betriebskostenabrechnung beim Mieter
- Spätestens 1 Jahr nach Ende des – vertraglich vereinbarten – Abrechnungszeitraums (§ 556 Abs. 3 S. 2 BGB)
- Bei einem späteren Zugang muss der Mieter keine Nachzahlungen leisten
- Korrekturen der Betriebskostenabrechnung vor Ablauf der Frist durch den Mieter sind möglich
Form der Betriebskostenabrechnung
- Schriftliche Abrechnung (trotz § 556 Abs. 3 S. 2 BGB: „mitzuteilen“)
- Anwendung des gesetzlichen oder vereinbarten Umlageschlüssels und ggf. erläuterten (§ 556a Abs. 1 BGB)
- Berechnung des auf den Mieter entfallenden Anteils & Abzug der tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen
Richtige Bezeichnungen und vereinbarte Betriebskostenpositionen
- Weiterberechnung ausschließlich der im Mietvertrag ausdrücklich und zweifelsfrei als auf den Mieter umlegbar vereinbarten Betriebskostenpositionen
- ein bloßer Verweis auf § 2 BetrKV im Mietvertrag genügt für Betriebskosten gemäß § 2 Nr. 1-16 BetrKV
- „sonstige Betriebskosten“ gemäß § 2 Nr. 17 BetrKV sind nur umlegbar, wenn sie im Mietvertrag ausdrücklich als konkrete Kostenpositionen aufgeführt sind
- Unklarheit und Mehrdeutigkeiten bei Formulierungen gehen zu Lasten des Vermieters
Abrechnungsperioden für die Betriebskostenabrechnung
- Abrechnungszeitraum beträgt 12 Monate
- Ansatz nur der tatsächlich entstandenen Kosten
- keine Umlagefähigkeit fiktiver Kosten, nur Umlage laufender Kosten, unregelmäßiger Kostenanfall schadet nicht
- keine Überschreitung üblicher Durchschnittssätze ohne sachbezogenen Grund (sog. Gebot der Wirtschaftlichkeit)
Umlagemaßstab für die Betriebskostenabrechnung
- Grundsatz: Anteil der tatsächlichen Gesamt- und Einzel-Wohnfläche (§ 556a Abs. 1 S. 1 BGB)
- Berechnung nach WoFlV (Verordnung zur Berechnung der Wohnfläche – keine Toleranz +/- 10%)
- Berücksichtigung der zutreffenden Personenzahl nach tatsächlicher Belegung
- Alternativ: Verteilerschlüssel gemäß wirksamer vertraglicher Vereinbarung
Nachvollziehbarkeit der Betriebskostenabrechnung
Die Betriebskostenabrechnung muss nachvollziehbar und transparent sein:
- Ausweisung der Gesamtkosten (§ 20 Abs. 2 S. 1 NMV)
- Ausgrenzung der Kosten für Nicht-Wohnraum, jedenfalls bei Sozialwohnungen (§ 20 Abs. 2 S. 2 NMV)
- Gesondertes Aufführen der einzelnen Kostenarten des § 2 BetrKV (keine Zusammenfassung/Änderung ohne Erläuterung) und Aufschlüsselung der sachlich unterschiedlichen Kostengruppen
- Ausweisung und ggf. Erläuterung aperiodischer/unregelmäßiger Kosten
- Nachvollziehbarkeit des Verbrauchs, insbesondere von Brennstoffen (Anfangs- und Endbestand, alle Zukäufe mit Datum, Menge und Preis)
- Grundsätzlich Abzug nur der tatsächlich geleisteten Vorauszahlungen (§ 259 BGB)
- Übersichtliche, klare und nachvollziehbare Aufstellung und Gliederung (§ 259 BGB) und ausreichende Erläuterungen (Belege dienen ausschließlich dem Nachweis; die Abrechnung muss aus sich heraus verständlich sein)
- Erläuterung jeder Betriebskostenart bei preisgebundenem Wohnraum (§ 20 Abs. 2 iVm § 4 Abs. 7 S. 2 NMV, § 10 Abs. 1 WoBindG)
