Mit unserem Instandhaltungsrechner erhalten Sie in wenigen Schritten eine erste Einschätzung, wie hoch die jährliche bzw. monatliche Rücklage für Instandhaltungsmaßnahmen einer Immobilie ausfallen sollte.
Tragen Sie dazu einfach die folgenden Werte ein:
Sobald Sie die Felder ausgefüllt haben, zeigt der Rechner automatisch die Rücklage pro Jahr nach allen drei Methoden an.
Die voreingestellten Werte richten sich nach dem Alter der Immobilie:
Diese Empfehlungen stammen aus der WoBauG-Altersstaffel (§ 28 Abs. 2 II. BV) und dienen als praxisorientierte Richtwerte.
Tipp: Die berechneten Rücklagen helfen Ihnen bei der Finanzplanung und sichern den Werterhalt Ihrer Immobilie – besonders relevant für Vermieter und Investoren.
Wer eine Eigentumswohnung vermietet, denkt häufig an Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen oder steuerliche Fragen, aber viel zu selten an die langfristige Erhaltung des Sondereigentums. Dabei ist die regelmäßige Instandhaltung der Wohnung ein zentraler Bestandteil wirtschaftlich erfolgreicher Vermietung.
Zwar sorgt die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) für Rücklagen und Reparaturen am Gemeinschaftseigentum, doch alles, was sich innerhalb der eigenen vier Wände befindet, liegt im Verantwortungsbereich des einzelnen Vermieters.
Um für spätere Reparaturen oder notwendige Sanierungen gerüstet zu sein, empfiehlt sich deshalb eine eigene Instandhaltungsrücklage zu bilden. Sie schützt vor unerwarteten Kosten und erhält langfristig den Wert der Immobilie.
Die Instandhaltungsrücklage ist ein zweckgebundener Geldbetrag, den Eigentümer einer Immobilie regelmäßig zurücklegen, um künftige Instandhaltungs- und Reparaturmaßnahmen finanzieren zu können.
Sie dient dem langfristigen Erhalt der Gebrauchstauglichkeit und des Werts des Sondereigentums (z. B. Böden, Bäder, Fenster, Elektroinstallation) und wird unabhängig von der Rücklage der WEG gebildet.
Die Rücklage ist keine gesetzliche Pflicht, gehört jedoch zur wirtschaftlich verantwortungsvollen Vermietungspraxis.
Die Instandhaltung einer vermieteten Eigentumswohnung umfasst alle Maßnahmen, die notwendig sind, um den ordnungsgemäßen Zustand der Wohnung dauerhaft zu erhalten. Dazu zählen sowohl regelmäßige Wartungs- und Prüfmaßnahmen als auch notwendige Reparaturen oder der Austausch abgenutzter Bestandteile.
Der Vermieter ist nach § 535 Abs. 1 S. 1 BGB zur Instandhaltung der Mietwohnung verpflichtet.
Typische Instandhaltungsmaßnahmen im Bereich des Sondereigentums sind unter anderem:
Entscheidend ist: Diese Kosten betreffen ausschließlich den Wohnungsbereich, der dem Eigentümer allein zugeordnet ist. Sie fallen unabhängig davon an, ob die WEG gleichzeitig Rücklagen für das Gemeinschaftseigentum bildet oder Sanierungen am Gebäude plant.
Ein häufiger Irrtum von ( unerfahrenen) Vermietern ist die Annahme, dass die von der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) gebildete Instandhaltungsrücklage sämtliche Reparaturen an der Immobilie abdeckt.
Die WEG-Rücklage dient aber ausschließlich der Erhaltung und Instandsetzung des gemeinschaftlichen Eigentums, also z. B. des Daches, der Fassade, des Treppenhauses, der Heizungsanlage oder der Tiefgarage.
Für Maßnahmen im Sondereigentum, also innerhalb der vermieteten Wohnung, greift die WEG-Rücklage nicht. Entsprechend sinnvoll ist es, eine eigene Instandhaltungsrücklage für das Sondereigentum zu bilden.
Für Kapitalanleger bedeutet das: Wer keine privaten Rücklagen aufbaut, geht ein unnötiges Risiko ein und könnte im Reparaturfall kurzfristig in Liquiditätsprobleme kommen.
Für die Höhe der Instandhaltungsrücklage gibt es bei vermieteten Eigentumswohnungen keine gesetzliche Vorgabe. Es liegt in der Verantwortung des Vermieters, eine angemessene Summe zurückzulegen, um zukünftige Instandsetzungen aus eigener Kraft finanzieren zu können.
Je älter die Wohnung, desto höher sind in der Regel die zu erwartenden Ausgaben.
In der Praxis haben sich drei Berechnungsansätze etabliert.
Die Peters’sche Formel basiert auf der Annahme, dass in einem Zeitraum von 80 Jahren das 1,5-fache der ursprünglichen Herstellungskosten für Instandhaltung anfällt.
Zur Ermittlung der Rücklage pro Quadratmeter und Jahr wird folgende Formel verwendet:
Baukosten pro m² × 1,5 ÷ 80 Jahre
Diese Formel ist besonders dann geeignet, wenn die ursprünglichen Baukosten noch bekannt oder schätzbar sind, z. B. bei Neubauten oder jüngeren Immobilien.
Für öffentlich geförderten Wohnraum galten lange pauschale Rücklagensätze je nach Alter der Immobilie, vgl. § 28 Abs. 2 II. BV (Soziale Wohnungsbauverordnung basierend auf WoBauG)
Diese können auch heute noch als Richtwert dienen:
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Alter der Immobilie |
Rücklage pro Jahr und m² |
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unter 22 Jahre |
7,10 € |
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22 bis unter 32 Jahre |
9,00 € |
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über 32 Jahre |
11,50 € |
Diese Werte gelten für den Instandhaltungsbedarf ohne besondere Ausstattungen (z. B. ohne Aufzug oder Tiefgarage).
Der VPB empfiehlt eine monatliche Rücklage von mindestens 1,00 € pro m² Wohnfläche pro Monat, unabhängig vom Alter. Bei einer 80 m² großen Wohnung ergibt sich so eine jährliche Rücklage von 960 €.
Beispielrechnung:
Ein Kapitalanleger besitzt eine vermietete Wohnung mit 85 m², Baujahr 1995. Er nutzt den VPB-Ansatz und plant eine Rücklage von 1,00 €/m² und Monat:
→ 85 € monatlich bzw. 1.020 € jährlich.
Alternativ zieht er die 2. Berechnungsverordnung heran (Immobilie älter als 22 Jahre):
→ 85 m² × 9,00 € = 765 € jährlich.
Wer über die Peters’sche Formel verfügt und realistische Baukosten ansetzen kann, erhält oft den genauesten Wert. Andernfalls helfen die pauschalen Werte als solide Orientierungsgröße.
Nutzen Sie am besten einfach unseren Instandhaltungskostenrechner als Orientierung. Sie kennen den Zustand ihrer Immobilie am besten.
Auch wenn keine gesetzliche Pflicht zur Bildung einer privaten Instandhaltungsrücklage besteht, gehört sie zur verantwortungsvollen Vermietungspraxis. Gerade bei Kapitalanlegern mit nur einer oder wenigen Wohnungen sind Liquiditätsengpässe bei ungeplanten Reparaturen problematisch.
Geeignete Wege zur Rücklagenbildung:
Wichtig ist, dass das Rücklagenkonto nicht mit der Mietverwaltung oder anderen privaten Ausgaben vermischt wird. Wer regelmäßig feste Beträge (z. B. 1 €/m²/Monat) überweist, schafft automatisch Disziplin und kann im Ernstfall schnell reagieren, ohne Rückgriff auf Notkredite.
Tipp: Rücklagen für mehrere Wohnungen können auch zentral verwaltet werden, z. B. in einem „Instandhaltungskonto“, aus dem bei Bedarf projektbezogen entnommen wird.
Die bloße Bildung einer Instandhaltungsrücklage für eine vermietete Eigentumswohnung ist steuerlich nicht sofort abzugsfähig. Das Finanzamt erkennt nur tatsächliche Ausgaben für Erhaltungsmaßnahmen an, nicht die Rücklagenbildung selbst.
Solange das Geld auf einem Rücklagenkonto liegt, entsteht keine steuermindernde Wirkung. Erst wenn die Mittel verwendet werden, etwa für die Badsanierung, die Erneuerung der Fenster oder eine Reparatur der Elektroinstallation, können die entsprechenden Kosten als Werbungskosten gemäß § 9 EStG geltend gemacht werden.
Es muss sich um echte Instandhaltung handeln, also Maßnahmen, die dem Erhalt der Bausubstanz oder der Gebrauchstauglichkeit dienen. Wird dagegen der Wohnstandard dauerhaft verbessert (z. B. durch eine aufwendige Modernisierung), zählen diese Kosten evtl. als Anschaffungs- oder Herstellungskosten, die nicht sofort steuerlich abziehbar ist, sondern nur über die Gebäudeabschreibung (§ 7 EStG) abgesetzt werden können.
Eigentümer, die ihre Wohnung nicht vermieten, sondern selbst bewohnen, können keine Werbungskosten geltend machen. Sie profitieren stattdessen vom Steuerbonus für Handwerkerleistungen (§ 35a Abs. 3 EStG). Dieser ermöglicht eine direkte Steuerermäßigung von 20 % der Arbeitskosten bis zu einem Maximalbetrag von 1.200 € pro Jahr.
Viele Vermieter fragen sich, ob sie die gebildete Instandhaltungsrücklage oder zumindest einzelne Reparaturkosten an ihre Mieter weiterreichen können.
Instandhaltungskosten sind jedoch grundsätzlich keine umlagefähigen Betriebskosten.
Nach der Betriebskostenverordnung (BetrKV, § 1) sind nur bestimmte, laufende Kosten umlagefähige Betriebskosten. Kosten für Instandhaltung, Instandsetzung oder Rücklagenbildung sind nicht erfasst und daher auch nicht umlagefähig. Der Vermieter unterliegt einer Instandhaltungspflicht.
Eine begrenzte Ausnahme gilt für regelmäßige Wartungsarbeiten, etwa bei Heizungs-, Aufzugs- oder Lüftungsanlagen. Solche Kosten sind in der Regel Teil der umlegbaren Betriebskosten, vorausgesetzt, sie dienen der Vorbeugung und sind im Mietvertrag als umlagefähig vereinbart.
Beispiel: Die jährliche Heizungswartung durch einen Fachbetrieb ist umlagefähig. Die Reparatur eines defekten Brenners hingegen nicht.
Auch besteht die Möglichkeit eine sog. Kleinreparaturklausel zu vereinbaren, die den Mieter verpflichtet, die Kosten für Reparaturen bis zu einer gewissen Obergrenze zu tragen. Wie sie diese vereinbaren und worauf zu achten ist: Kleinreparaturklausel wirksam vereinbaren.
Auch sogenannte Schönheitsreparaturen (z. B. Streichen von Wänden und Decken) sind nicht automatisch vom Mieter zu übernehmen. Hier kommt es auf die konkrete mietvertragliche Regelung an und deren rechtliche Wirksamkeit.
Die Rechtsprechung (BGH) ist in diesem Bereich besonders streng. Starre Fristenpläne oder unangemessene Verpflichtungen führen schnell zur Unwirksamkeit der Klausel.
Für Kapitalanleger, die vermietete Eigentumswohnungen besitzen, ist die Bildung einer privaten Instandhaltungsrücklage keine rein theoretische Empfehlung. Sie ist ein praktisches Instrument zur Absicherung und Werterhaltung.
Anders als bei großen Wohnanlagen oder institutionellen Investoren fehlt bei Einzelobjekten oft der finanzielle Puffer, um plötzlich auftretende Reparaturen aus dem laufenden Einkommen zu decken.
Diese folgenden Gründe sprechen klar für eine eigene Rücklage:
Ein Rohrbruch, eine defekte Therme oder ein Wasserschaden im Bad können schnell mehrere tausend Euro kosten. Wer keine Rücklagen hat, muss auf teure Kredite oder private Reserven zurückgreifen. Eine strukturierte Rücklage vermeidet dieses Risiko und bewahrt finanzielle Handlungsfähigkeit.
Mit einer planvollen Rücklagenbildung kann die Instandhaltung strategisch erfolgen. Modernisierungen lassen sich besser timen, Preisschwankungen am Bau- und Handwerkermarkt gezielt nutzen.
Eine gepflegte Wohnung erzielt langfristig höhere Mieten, bleibt für solvente Mieter attraktiv und verursacht seltener Leerstand. Zudem wirkt sich der technische Zustand direkt auf die Bewertung beim Verkauf oder indirekt durch die erzielte Miethöhe bei der Anschlussfinanzierung aus.
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Wasserboiler / Durchlauferhitzer |
15–20 Jahre |
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Küche (Möbel & Einbaugeräte) |
15–20 Jahre (Komplettküche); Geräte 10–15 Jahre |
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Tapete |
einfache Tapeten ~10 Jahre, Glastapeten ~20 Jahre |
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Fußboden |
PVC/Laminat: 10–25 Jahre (je nach Qualität); Parkett: 30–40 Jahre |
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Bad (Wanne, WC, Lavabo) |
Wanne/Dusche: 20–35 Jahre; WC: ~35 Jahre |
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Armaturen (Bad/Küche) |
10–20 Jahre |
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Dichtungen (z. B. Armaturen, Fenster) |
6–10 Jahre |
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Fenster (Rahmen & Verglasung) |
Rahmen 25–40 Jahre (z. B. Holz-Alu: 25–30), Dichtung 10 Jahre |
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Innere Türen & Zargen |
Türen: 25–30 Jahre; Beschläge ~15 Jahre |
Wer eine Eigentumswohnung vermietet, sollte auch an die laufende Instandhaltung des Sondereigentums denken. Die Rücklage der Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) deckt nur Maßnahmen am Gemeinschaftseigentum ab. Für Reparaturen und Sanierungen innerhalb der eigenen Wohnung ist der Vermieter selbst verantwortlich.
Eine private Instandhaltungsrücklage schützt vor finanziellen Engpässen, erhält den Wert der Immobilie und sorgt für eine stabile Rendite. Für Bodenbeläge, Bad oder Elektroinstallation gilt, dass die Abnutzung planbar ist, also sollte die Finanzierung der Instandhaltung ebenfalls geplant werden.
Zwar ist die Rücklagenbildung steuerlich zunächst nicht abziehbar, aber konkrete Instandhaltungsmaßnahmen sind es sehr wohl, etwa als Werbungskosten oder über den Handwerkerbonus bei Selbstnutzung.
Instandhaltungskosten können nicht auf dem Mieter umgelegt werden. Sie gehören zu den Pflichten des Vermieters. Umso wichtiger ist es, finanziell vorzusorgen.
