Die Betriebskosten bzw. Nebenkosten sind ein zentrales Thema für jeden Vermieter. Es ist ein grundlegendes Verständnis erforderlich, um die Abrechnung der Betriebskosten zu verstehen, richtig zu gestalten und um das Vergessen bestimmter Abrechnungsposten oder das Auflisten nicht umlegbarer Kosten zu vermeiden. Auch ein falsch gestalteter Mietvertrag kann hier langfristig Probleme bereiten.
Solche Fehler können nicht nur zu finanziellen Einbußen, sondern auch zu zeitaufwendigen rechtlichen Auseinandersetzungen führen. Ziel dieses Beitrages ist es, Ihnen das notwendige Wissen zu vermitteln, um typische Fehler zu vermeiden.
Dieser Beitrag ist der erste Teil einer dreiteiligen Beitragsreihe über Betriebskosten und dient als Einstieg in die Thematik. Er erläutert die grundlegende Systematik der Betriebskosten. Teil 2 dieser Reihe befasst sich mit der wirksamen Vereinbarung der Umalge der Betriebskosten auf den Mieter und Teil 3 befasst sich mit der Betriebskostenabrechnung.
Wie kann Vermieter die Betriebskosten auf den Mieter umlegen?
Grundsätzlich trägt der Vermieter die Betriebskosten gemäß § 535 Abs. 1 Satz 3 BGB. Allerdings sieht § 556 Abs. 1 BGB vor, dass vertraglich abweichend vereinbart werden kann, dass der Mieter diese Kosten übernimmt. Dies ist gängige Praxis und wird in den meisten Mietverträgen so geregelt, wobei die Details der Nebenkostenabrechnung dann klar festgelegt sein müssen. Hierzu reicht grundsätzlich ein einfacher Verweis im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV). Allerdings können darüber hinaus auch nicht explizit in der BetrKV genannte Betriebskosten umgelegt werden, sofern diese im Mietvertrag explizit genannt werden. Neben der BetrKV es noch weitere Gesetze wie z. B. die Verordnung über die verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten (HeizkostenV), nach welcher Betriebskosten auf den Mieter umgelegt werden können.
Was sind Betriebskosten? Wie und warum sind diese von den Nebenkosten abzugrenzen?
Der Betriebskostenbegriff wird in § 556 Absatz 1 Satz 2 BGB definiert (sog. Legaldefinition):
„Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“
Der Grundsatz lautet daher: Von dem Betriebskostenbegriff werden nur die Kosten erfasst, die mit dem Grundstück und dessen Nutzung zusammenhängen. Weiter muss es sich um laufend entstehende Kosten des Mietobjekts handeln. Die Kosten müssen also regelmäßig (nicht unbedingt jährlich) anfallen. Der Betriebskostenbegriff ist einheitlich für das Wohnraummietrecht (bei Gewerberaummietverhältnissen ist er z. B. abweichend).
Zusammengefasst: Betriebskosten sind Kosten, die dem bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie dienen und regelmäßig entstehen.
Abgrenzung zum Nebenkostenbegriff:
Zunächst gilt: Alle Betriebskosten sind Nebenkosten, aber nicht alle Nebenkosten sind auch Betriebskosten. Die Betriebskosten sind also eine Unterkategorie der Nebenkosten. Nicht von dem engeren Betriebskostenbegriff erfasst sind sog. Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also Kosten die nur einmalig anfallen und die dem Vermieter nur im Zusammenhang mit der Immobilie entstehen und nicht mit ihrem Gebrauch.
Die Abgrenzung ist von immenser Bedeutung, denn nur Betriebskosten können auf den Mieter umgelegt werden.
Was mit dieser abstrakten Darstellung des Betriebsostenbegriffs und der Abgrenzung gemeint ist, wird im Verlauf des Beitrags noch anhand von Beispielen erläutert.
Sprachlicher Hinweis: Oft wird der Begriff „Nebenkostenabrechnung“ verwendet. Dies ist unschädlich für die Wirksamkeit der Betriebskostenabrechnung, aber juristisch nicht zu 100 % präzise. In unseren Vorlagen wird der Begriff „Betriebskostenabrechnung“ verwendet. Im Einzelfall kann es aber zu Überschneidungen kommen, z. B. können personenbezogene Aufwendungen wie ein Sicherdienst doch als sonstige Betriebskosten gelten.
Welche Betriebskosten sind umlagefähig und welche nicht?
Im Grundsatz sind Sach- und Arbeitsleistungen des Vermieters umlagefähig. Auch wenn der Vermieter bestimmte Aufgaben selbst erledigt und dadurch Fremdkosten einspart, können diese Kosten auf den Mieter umgelegt werden.
Wichtig ist jedoch, dass der Vermieter nur tatsächliche, nachweisbare Kosten ansetzen darf. Pauschale Schätzungen oder grobe Ansätze sind nicht erlaubt. Dies gilt auch, wenn eigene Arbeitskraft des Vermieters eingesetzt wurde.
Nach dem Grundsatz der Wirtschaftlichkeit darf der Vermieter nur notwendige und angemessene Kosten auf den Mieter umlegen. Kosten, die durch unnötige oder übermäßig aufwendige Maßnahmen entstehen oder die aufgrund von Vernachlässigung durch den Vermieter notwendig wurden, dürfen nicht umgelegt werden. Der Vermieter muss immer auf ein vernünftiges Verhältnis von Kosten und Nutzen achten, ggf. Vergleichsangebote einholen und die Ausgaben auf solche die Notwendig sind beschränken.
Welche Betriebskosten sind (konkret) umlagefähig?
Immer umlagefähig sind die in § 2 BetrKV (Betriebskostenverordnung) genannten Betriebskosten, sofern gemäß § 556 Abs. 1 BGB die entsprechende Verweisung im Mietvertrag enthalten ist. Diese sind gemäß § 2 BetrKV im Einzelnen folgende:
„Betriebskosten im Sinne von § 1 sind:
1. die laufenden öffentlichen Lasten des Grundstücks,
hierzu gehört namentlich die Grundsteuer;
2. die Kosten der Wasserversorgung,
hierzu gehören die Kosten des Wasserverbrauchs, die Grundgebühren, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung von Wasserzählern sowie die Kosten ihrer Verwendung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung, die Kosten der Wartung von Wassermengenreglern, die Kosten des Betriebs einer hauseigenen Wasserversorgungsanlage und einer Wasseraufbereitungsanlage einschließlich der Aufbereitungsstoffe;
3. die Kosten der Entwässerung, hierzu gehören die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung, die Kosten des Betriebs einer entsprechenden nicht öffentlichen Anlage und die Kosten des Betriebs einer Entwässerungspumpe;
4. die Kosten
a) des Betriebs der zentralen Heizungsanlage einschließlich der Abgasanlage,
hierzu gehören die Kosten des zur Wärmeerzeugung verbrauchten Stroms und der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft, der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums, die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz, die Kosten der Anmietung oder anderer Arten der Gebrauchsüberlassung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung sowie die Kosten der Verwendung einer Ausstattung zur Verbrauchserfassung einschließlich der Kosten der Eichung sowie der Kosten der Berechnung und Aufteilung
oder
b) des Betriebs der zentralen Brennstoffversorgungsanlage, hierzu gehören die Kosten der verbrauchten Brennstoffe und ihrer Lieferung, die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der Überwachung sowie die Kosten der Reinigung der Anlage und des Betriebsraums
oder
c) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme, auch aus Anlagen im Sinne des Buchstabens a, hierzu gehören das Entgelt für die Wärmelieferung und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Buchstabe a
oder
d) der Reinigung und Wartung von Etagenheizungen und Gaseinzelfeuerstätten,
hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen in der Anlage, die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Messungen nach dem Bundes-Immissionsschutzgesetz;
5. die Kosten
a) des Betriebs der zentralen Warmwasserversorgungsanlage, hierzu gehören die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind, und die Kosten der Wassererwärmung entsprechend Nummer 4 Buchstabe a
oder
b) der eigenständig gewerblichen Lieferung von Warmwasser, auch aus Anlagen im Sinne des Buchstabens a, hierzu gehören das Entgelt für die Lieferung des Warmwassers und die Kosten des Betriebs der zugehörigen Hausanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a
oder
c) der Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten, hierzu gehören die Kosten der Beseitigung von Wasserablagerungen und Verbrennungsrückständen im Innern der Geräte sowie die Kosten der regelmäßigen Prüfung der Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit und der damit zusammenhängenden Einstellung durch eine Fachkraft;
6. die Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasserversorgungsanlagen
a) bei zentralen Heizungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe a und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind,
oder
b) bei der eigenständig gewerblichen Lieferung von Wärme entsprechend Nummer 4 Buchstabe c und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind,
oder
c) bei verbundenen Etagenheizungen und Warmwasserversorgungsanlagen entsprechend Nummer 4 Buchstabe d und entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind;
7. die Kosten des Betriebs des Personen- oder Lastenaufzugs, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Beaufsichtigung, der Bedienung, Überwachung und Pflege der Anlage, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit einschließlich der Einstellung durch eine Fachkraft sowie die Kosten der Reinigung der Anlage;
8. die Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung, zu den Kosten der Straßenreinigung gehören die für die öffentliche Straßenreinigung zu entrichtenden Gebühren und die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen; zu den Kosten der Müllbeseitigung gehören namentlich die für die Müllabfuhr zu entrichtenden Gebühren, die Kosten entsprechender nicht öffentlicher Maßnahmen, die Kosten des Betriebs von Müllkompressoren, Müllschluckern, Müllabsauganlagen sowie des Betriebs von Müllmengenerfassungsanlagen einschließlich der Kosten der Berechnung und Aufteilung;
9. die Kosten der Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung, zu den Kosten der Gebäudereinigung gehören die Kosten für die Säuberung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen, Fahrkorb des Aufzugs;
10. die Kosten der Gartenpflege, hierzu gehören die Kosten der Pflege gärtnerisch angelegter Flächen einschließlich der Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen, der Pflege von Spielplätzen einschließlich der Erneuerung von Sand und der Pflege von Plätzen, Zugängen und Zufahrten, die dem nicht öffentlichen Verkehr dienen;
11. die Kosten der Beleuchtung, hierzu gehören die Kosten des Stroms für die Außenbeleuchtung und die Beleuchtung der von den Bewohnern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, wie Zugänge, Flure, Treppen, Keller, Bodenräume, Waschküchen;
12. die Kosten der Schornsteinreinigung, hierzu gehören die Kehrgebühren nach der maßgebenden Gebührenordnung, soweit sie nicht bereits als Kosten nach Nummer 4 Buchstabe a berücksichtigt sind;
13. die Kosten der Sach- und Haftpflichtversicherung, hierzu gehören namentlich die Kosten der Versicherung des Gebäudes gegen Feuer-, Sturm-, Wasser- sowie sonstige Elementarschäden, der Glasversicherung, der Haftpflichtversicherung für das Gebäude, den Öltank und den Aufzug;
14. die Kosten für den Hauswart, hierzu gehören die Vergütung, die Sozialbeiträge und alle geldwerten Leistungen, die der Eigentümer oder Erbbauberechtigte dem Hauswart für seine Arbeit gewährt, soweit diese nicht die Instandhaltung, Instandsetzung, Erneuerung, Schönheitsreparaturen oder die Hausverwaltung betrifft; soweit Arbeiten vom Hauswart ausgeführt werden, dürfen Kosten für Arbeitsleistungen nach den Nummern 2 bis 10 und 16 nicht angesetzt werden;
15. die Kosten
a) des Betriebs der Gemeinschafts-Antennenanlage, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms und die Kosten der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft einschließlich ihrer Einstellung durch eine Fachkraft, bis zum 30. Juni 2024 außerdem das Nutzungsentgelt für eine nicht zu dem Gebäude gehörende Antennenanlage sowie die Gebühren, die nach dem Urheberrechtsgesetz für die Kabelweitersendung entstehen,
oder
b) des Betriebs der mit einem Breitbandnetz verbundenen privaten Verteilanlage, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, bis zum 30. Juni 2024 außerdem die weiteren Kosten entsprechend Buchstabe a, sowie die laufenden monatlichen Grundgebühren für Breitbandanschlüsse,
oder
c) des Betriebs einer gebäudeinternen Verteilanlage, die vollständig mittels Glasfaser mit einem öffentlichen Netz mit sehr hoher Kapazität im Sinne des § 3 Nummer 33 des Telekommunikationsgesetzes verbunden ist, wenn der Mieter seinen Anbieter von öffentlich zugänglichen Telekommunikationsdiensten über seinen Anschluss frei wählen kann, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms sowie ein Bereitstellungsentgelt gemäß § 72 Absatz 1 des Telekommunikationsgesetzes;
16. die Kosten des Betriebs der Einrichtungen für die Wäschepflege, hierzu gehören die Kosten des Betriebsstroms, die Kosten der Überwachung, Pflege und Reinigung der Einrichtungen, der regelmäßigen Prüfung ihrer Betriebsbereitschaft und Betriebssicherheit sowie die Kosten der Wasserversorgung entsprechend Nummer 2, soweit sie nicht dort bereits berücksichtigt sind;
17. sonstige Betriebskosten, hierzu gehören Betriebskosten im Sinne des § 1, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind.
Für Anlagen, die ab dem 1. Dezember 2021 errichtet worden sind, ist Satz 1 Nummer 15 Buchstabe a und b nicht anzuwenden.“
Die „sonstigen Betriebskosten“ gemäß § 2 Nr. 17 BetrKV müssen im Mietvertrag explizit genannt werden.
Was genau unter § 2 BetrKV fällt, wurde in der Praxis durch umfangreiche Rechtsprechung ausdifferenziert.
Welche Kosten sind keine Betriebskosten und daher nicht umlagefähig?
Grundsätzlich sind Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht umlagefähig. Diese Kosten dienen ausschließlich dazu, Mängel, die durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinflüsse entstehen, fachgerecht zu beheben.
Kapitalkosten, wie beispielsweise Erbbauzinsen, Gebühren aufgrund des Anschluss- und Benutzungszwangs, Anliegerbeiträge oder Finanzierungskosten (z.B. für die Anschaffung von Betriebsmitteln), zählen ebenfalls nicht zu den Betriebskosten. Auch Verwaltungskosten, insbesondere Hausverwaltungskosten, fallen nicht unter die Betriebskosten und sind daher grundsätzlich nicht umlagefähig.
Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten sind jedoch dann umlagefähig, wenn sie in den in § 2 BetrKV genannten Fällen auftreten. Dies ist der Fall, wenn sie im Zusammenhang mit regelmäßig durchzuführenden Maßnahmen stehen, wie etwa der Überprüfung der Funktionsfähigkeit technischer Anlagen oder wenn es sich um Maßnahmen im Rahmen vorbeugender Bewirtschaftung handelt. Dazu zählen beispielsweise die Überprüfung technischer Anlagen, die Laubbeseitigung auf dem Dach, TÜV-Gebühren für Blitzschutzanlagen oder die Reinigung von Öltanks. Im Betriebskostenkatalog und der Heizkostenverordnung werden bei einigen Betriebskostenarten ausnahmsweise Verwaltungskosten als Betriebskosten qualifiziert. In diesen Fällen handelt es sich um umlagefähige Kosten, wie beispielsweise Teile der Abrechnungskosten.
Zusammenfassung:
Vermieter können gemäß § 556 Abs. 1 BGB die Betriebskosten durch vertragliche Vereinbarungen auf die Mieter übertragen. Ein einfacher Verweis im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) reicht grundsätzlich aus.
Betriebskosten sind regelmäßig anfallende Kosten, die mit dem bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie zusammenhängen. Nicht alle Nebenkosten sind Betriebskosten und Instandhaltungs- und Verwaltungskosten sind in der Regel nicht umlagefähig.
Die in § 2 BetrKV aufgelisteten Kosten sind umlegbar; diese erfassen z.B. die Grundsteuer, die Kosten für Wasserversorgung und Heizkosten, Gartenpflege und Versicherungen. Verwaltungskosten sind nur in Ausnahmefällen, wie bei Abrechnungskosten, umlagefähig.
