Was sind Betriebs- bzw. Nebenkosten?

Nebenkosten sind ein zentrales Thema für jeden Vermieter. Es ist ein grundlegendes Verständnis erforderlich, um die Abrechnung der Betriebskosten zu verstehen, richtig zu gestalten und um das Vergessen bestimmter Abrechnungsposten oder das Auflisten nicht umlegbarer Kosten zu vermeiden. Auch ein falsch gestalteter Mietvertrag kann hier langfristig Probleme bereiten.

Solche Fehler können nicht nur zu finanziellen Einbußen, sondern auch zu zeitaufwendigen rechtlichen Auseinandersetzungen führen. Ziel dieses Beitrages ist es, Ihnen das notwendige Wissen zu vermitteln, um typische Fehler zu vermeiden.

Im Mittelpunkt dieses ersten Teils stehen die zentralen Begrifflichkeiten und gesetzlichen Grundlagen: Was genau sind Betriebskosten? Wie unterscheiden sie sich von den häufig gleichgesetzten „Nebenkosten“? Welche Kostenarten sind umlagefähig und welche nicht? Und welche rechtlichen Rahmenbedingungen sind dabei zu beachten, insbesondere aus der Betriebskostenverordnung (BetrKV) und dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB)?

Ziel ist es, ein solides Grundverständnis zu schaffen, das sowohl privaten Vermietern als auch professionellen Verwaltern hilft, wirtschaftlich sinnvoll zu handeln, rechtssichere Verträge zu schließen und Konflikte mit Mietern möglichst zu vermeiden.

Weiterführende Beiträge:
1. Wie legt man Betriebskosten/Nebenkosten auf Mieter um?
2. Die Betriebskostenabrechnung

Was sind Betriebskosten? Was sind Nebenkosten?

Was sind Betriebskosten?

Der Begriff der Betriebskosten ist in § 556 Absatz 1 Satz 2 BGB legaldefiniert:

„Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“

Der Gesetzgeber knüpft den Betriebskostenbegriff damit an zwei Voraussetzungen:

• Zum einen müssen die Kosten im Zusammenhang mit dem Eigentum oder dessen Gebrauch stehen, also unmittelbar durch den bestimmungsgemäßen Betrieb des Gebäudes, der dazugehörigen Flächen und Einrichtungen anfallen.
• Zum anderen müssen es laufende Kosten sein, die regelmäßig wiederkehren. Eine monatliche oder jährliche Wiederholung ist dabei nicht zwingend erforderlich, auch turnusmäßige Aufwendungen, die etwa alle zwei oder drei Jahre entstehen, wie bestimmte Wartungs- oder Prüfgebühren, erfüllen dieses Kriterium.

Damit fallen beispielsweise Kosten der Wasserversorgung, Müllabfuhr, Gebäudereinigung oder der Gartenpflege unter den Begriff der Betriebskosten, ebenso wie etwa TÜV-Gebühren für Aufzüge oder die Wartung von Heizungsanlagen, sofern sie regelmäßig anfallen und dem ordnungsgemäßen Betrieb des Gebäudes dienen.

Der Betriebskostenbegriff gilt einheitlich im Wohnraummietrecht. In anderen Mietverhältnissen, etwa bei der Vermietung von Gewerberaum, kann sich eine abweichende rechtliche Einordnung ergeben.

Abgrenzung Betriebskosten vs. Nebenkosten

Im allgemeinen Sprachgebrauch werden „Betriebskosten“ und „Nebenkosten“ häufig synonym verwendet. Juristisch ist dieser Gleichklang jedoch nicht ganz zutreffend: Der Begriff der Nebenkosten umfasst sämtliche Kosten, die neben der reinen Miete anfallen können, also auch solche, die nicht umlagefähig sind. Die Betriebskosten bilden lediglich einen Teil dieser Nebenkosten, genauer gesagt: den umlagefähigen Teil.

Nicht zu den Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung (§ 1 Abs. 2 BetrKV) zählen insbesondere:

• Verwaltungskosten, also etwa Aufwendungen für die Hausverwaltung, Geschäftsführung, Buchhaltung oder sonstige administrative Tätigkeiten;
• Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten, also Ausgaben zur Beseitigung von Schäden oder zur Erhaltung des ordnungsgemäßen Zustands der Mietsache. Dazu zählen typischerweise Reparaturen, Renovierungsarbeiten oder der Austausch technischer Anlagen nach Defekten.

Diese Kosten entstehen dem Vermieter zwar im Zusammenhang mit dem Gebäude, dienen aber nicht dem laufenden Betrieb und sind nicht umlagefähig. Sie müssen vom Vermieter selbst getragen werden, unabhängig von einer etwaigen vertraglichen Vereinbarung.

Die Unterscheidung ist in der Praxis von erheblicher Bedeutung: Nur die tatsächlich umlagefähigen Betriebskosten dürfen – bei entsprechender mietvertraglicher Vereinbarung – auf den Mieter übertragen werden. Fehlerhafte Zuordnungen können Rückforderungsansprüche der Mieter oder Beanstandungen der Betriebskostenabrechnung nach sich ziehen.

Sprachlicher Hinweis: Oft wird von Vermitern der Begriff „Nebenkostenabrechnung“ verwendet. Dies ist unschädlich für die Wirksamkeit der Betriebskostenabrechnung, aber juristisch nicht zu 100 % präzise. In unseren Vorlagen wird der Begriff „Betriebskostenabrechnung“ verwendet. Im Einzelfall kann es aber zu Überschneidungen kommen, z. B. können personenbezogene Aufwendungen wie ein Sicherdienst doch als sonstige Betriebskosten gelten.

Welche Betriebskosten sind umlagefähig und welche nicht?

Ob eine bestimmte Kostenart auf den Mieter umgelegt werden kann, hängt maßgeblich davon ab, ob sie den Anforderungen der Betriebskostenverordnung entspricht und zusätzlich der vertraglichen Regelung im Mietvertrag genügt.

Grundsätzlich gilt: Umlagefähig sind nur solche Kosten, die regelmäßig entstehen, durch den Gebrauch des Gebäudes oder Grundstücks veranlasst sind und nicht unter Verwaltung oder Instandhaltung fallen.

Sach- und Arbeitsleistungen des Vermieters können dabei ebenso berücksichtigt werden wie solche, die durch externe Dienstleister erbracht wurden. Führt der Vermieter bestimmte Leistungen, wie etwa Gartenpflege oder Treppenhausreinigung, selbst durch, können auch hierfür entstandene, angemessen berechnete Kosten umgelegt werden. Voraussetzung ist jedoch, dass diese Kosten konkret nachgewiesen werden können. Eine pauschale oder geschätzte Veranschlagung genügt nicht.

Selbst erbrachte Leistungen des Vermieters

Auch bei selbst erbrachten Leistungen muss der Vermieter den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und der ordnungsgemäßen Dokumentation einhalten. Die angesetzten Kosten müssen dem tatsächlichen Marktwert der entsprechenden Dienstleistung entsprechen. Ein fiktiver Stundenlohn ohne sachlichen Bezug ist unzulässig.

Grundsatz der Wirtschaftlichkeit

Ein weiterer zentraler Maßstab ist der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit. Danach darf der Vermieter nur solche Kosten auf den Mieter abwälzen, die notwendig und wirtschaftlich angemessen sind. Maßnahmen, die über das Maß des Erforderlichen hinausgehen oder aus einem durch Vernachlässigung entstandenen Sanierungsbedarf resultieren, sind nicht umlagefähig. Auch die bewusste Wahl teurer Anbieter oder technisch überdimensionierter Lösungen kann dazu führen, dass einzelne Kostenpositionen ganz oder teilweise nicht auf den Mieter umgelegt werden dürfen.

In der Praxis ist der Vermieter daher gut beraten, regelmäßig Vergleichsangebote einzuholen und Leistungen auf ihre Notwendigkeit zu prüfen. Gerade bei neu in den Mietvertrag aufgenommenen Kostenarten oder geänderten Vertragsverhältnissen empfiehlt sich zudem eine schriftliche Dokumentation der Entscheidungsgrundlagen.

Unzulässig ist insbesondere die Umlage solcher Kosten, die aus einem Verstoß gegen die Instandhaltungspflicht resultieren oder deren Entstehung vermeidbar gewesen wäre. Dies gilt auch dann, wenn Leistungen mehrfach abgerechnet werden, etwa in Form einer Pauschale im Hausmeistervertrag und zugleich als Einzelposition, liegt ein Verstoß gegen das Wirtschaftlichkeitsgebot vor.

Zusammenfassung

Umlagefähig sind tatsächliche, regelmäßig anfallende, dem Gebrauch des Gebäudes dienende und wirtschaftlich angemessene Betriebskosten. Der Vermieter trägt dabei die Beweislast für die Entstehung und Angemessenheit der abgerechneten Beträge.

Welche Betriebskosten sind konkret umlagefähig?

Immer umlagefähig sind die in § 2 BetrKV (Betriebskostenverordnung) genannten Betriebskosten, sofern gemäß § 556 Abs. 1 BGB die entsprechende Verweisung im Mietvertrag enthalten ist. Diese sind gemäß § 2 BetrKV im Einzelnen folgende:

Nr. 1 Laufende öffentliche Lasten des Grundstücks

• Grundsteuer

Nr. 2. Kosten der Wasserversorgung

• Wasserverbrauch
• Grundgebühren
• Miete, Wartung und Eichung von Wasserzählern
• Betrieb hauseigener Wasserversorgungs- und Aufbereitungsanlagen

Nr. 2 Kosten der Entwässerung

• Abwassergebühren
• Betrieb nicht öffentlicher Entwässerungsanlagen
• Betrieb von Entwässerungspumpen

Nr. 4 Kosten der Heizung

a) Zentrale Heizungsanlag

• Brennstoffkosten inkl. Lieferung
• Strom für den Betrieb
• Bedienung, Wartung, Reinigung
• Emissionsmessungen, Verbrauchserfassung, Eichung

b) Zentrale Brennstoffversorgungsanlage

• Brennstoffkosten
• Betriebsstrom, Reinigung, Überwachung

c) Gewerbliche Wärmelieferung

• Wärmelieferentgelt
• Betriebskosten der Hausanlage

d) Etagenheizungen/Gaseinzelfeuerstätten

• Reinigung, Wartung, Funktionsprüfung

Nr. 5 Kosten der Warmwasserversorgung

a) Zentrale Warmwasserversorgung

• Wasserkosten
• Wassererwärmung

b) Gewerbliche Warmwasserlieferung

• Entgelt für Warmwasserlieferung
• Betriebskosten der Hausanlage

c) Warmwassergeräte

• Reinigung, Wartung, Funktionsprüfung

Nr. 6 Kosten verbundener Heizungs- und Warmwasseranlagen

• In Kombination der Regelungen aus Nr. 4 und Nr. 2, soweite dort nicht bereits berücksichtigt

Nr. 7 Betriebskosten des Aufzugs

• Strom
• Bedienung, Wartung, Reinigung
• Funktions- und Sicherheitsprüfung

Nr. 8 Kosten der Straßenreinigung und Müllbeseitigung

• Gebühren für öffentliche oder private Reinigung
• Müllabfuhrgebühren
• Betriebskosten von Müllanlagen und Erfassungssystemen

Nr. 9 Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung

• Reinigung gemeinschaftlich genutzter Gebäudeteile
• Maßnahmen zur Schädlingsbekämpfung

Nr. 10 Gartenpflege

• Pflege gärtnerisch angelegter Flächen
• Erneuerung von Pflanzen und Gehölzen
• Pflege von Spielplätzen und nicht öffentlichen Wegen

Nr. 11 Beleuchtung

• Stromkosten für Außen- und Hausbeleuchtung

Nr. 12 Schornsteinreinigung

• Kehrgebühren gemäß Gebührenordnung

Nr. 13 Sach- und Haftpflichtversicherungen

• Gebäude-, Glas- und Haftpflichtversicherung (Haus, Tank, Aufzug)

Nr. 14 Kosten für den Hauswart

• Hauswart: Vergütung, Sozialabgaben etc.
• Keine Umlage für Verwaltungs- oder Instandhaltungstätigkeiten

Nr. 15 Gemeinschaftsantennen, Breitband- und Glasfaseranlagen

• Gemeinschaftsantennenanlage (bis 30.06.2024)
• Private Verteilanlage mit Breitbandanschluss (bis 30.06.2024)
• Glasfaserverteilanlage mit freier Anbieterwahl

Nr. 16 Einrichtungen für die Wäschepflege

• Strom, Wasser, Wartung und Reinigung der Geräte

Nr. 17 Sonstige Betriebskosten

• Betriebskosten, die nicht unter die Nummern 1 bis 16 fallen, aber dem laufenden Betrieb dienen.

Die „sonstigen Betriebskosten“ gemäß § 2 Nr. 17 BetrKV müssen im Mietvertrag explizit genannt werden.

Was genau unter § 2 BetrKV fällt, wurde in der Praxis durch umfangreiche Rechtsprechung ausdifferenziert.

Welche Kosten sind keine Betriebskosten und daher nicht umlagefähig?

Nicht alle Kosten, die im Rahmen der Bewirtschaftung eines Mietobjekts anfallen, dürfen auf den Mieter umgelegt werden. Der Gesetzgeber zieht mit § 1 Abs. 2 BetrKV klare Grenzen. Danach zählen insbesondere Verwaltungskosten sowie Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten. Diese Kostenarten sind ausschließlich vom Vermieter zu tragen.

Verwaltungskosten

Verwaltungskosten sind typischerweise solche, die für die organisatorische und buchhalterische Betreuung des Gebäudes aufgewendet werden, beispielsweise für die Hausverwaltung, die Erstellung von Wirtschaftsplänen oder die Verwaltung von Mietverhältnissen. Auch der eigene Zeitaufwand des Vermieters, etwa für Schriftverkehr oder Terminabsprachen, ist nicht umlagefähig. Gleiches gilt für freiwillige oder gesetzlich vorgeschriebene Prüfungen des Jahresabschlusses oder für die Geschäftsführungstätigkeit im Zusammenhang mit dem Gebäude.

Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten

Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten betreffen alle Maßnahmen, die dem Erhalt des bestimmungsgemäßen Gebrauchs des Gebäudes dienen. Sie fallen in der Regel unregelmäßig und situationsabhängig an, etwa zur Beseitigung von Schäden, zur Sanierung von Bauteilen oder infolge altersbedingter Abnutzung. Da sie nicht dem laufenden Gebrauch, sondern der Wiederherstellung dienen, zählen sie nicht zu den umlagefähigen Betriebskosten.

Kapitalkosten

Nicht umlagefähig sind darüber hinaus sog. Kapitalkosten. Darunter fallen u. a. Erbbauzinsen, Zinsen für Fremdfinanzierungen, Anliegerbeiträge oder Gebühren, die im Zusammenhang mit der erstmaligen Herstellung von Anschlüssen stehen. Auch Kosten für den Erwerb, die Finanzierung oder Abschreibung von Betriebsmitteln, etwa für Heizkessel, Aufzüge oder Wasserzähler, dürfen nicht auf den Mieter umgelegt werden.

Sonderfälle

Ausnahmsweise kann es jedoch zu einer Umlage bestimmter Kosten kommen, die zwar Instandhaltungscharakter aufweisen, aber im Zusammenhang mit laufenden, vorbeugenden Maßnahmen stehen. Das gilt insbesondere für Prüfungen der Betriebsbereitschaft technischer Anlagen (z. B. Heizungswartung, TÜV-Prüfung von Aufzügen, Reinigung von Öltanks) oder für turnusmäßige Maßnahmen wie die Laubbeseitigung auf dem Dach. Diese werden von der Rechtsprechung als umlagefähig anerkannt, wenn sie in § 2 BetrKV ausdrücklich genannt oder in ihrer Ausführung notwendig und regelmäßig sind.

Auch Verwaltungskostenanteile, die im direkten Zusammenhang mit bestimmten Betriebskostenarten stehen, etwa Abrechnungskosten bei der Heizkostenverordnung, können in diesen Sonderfällen als umlagefähig gelten. Entscheidend ist dabei, dass sie funktional zur Erfassung oder Verteilung der verbrauchsabhängigen Kosten gehören.

Im Zweifel gilt:

Die Kosten müssen ausdrücklich als Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung oder der Heizkostenverordnung einzuordnen sein und dürfen nicht in den Bereichen Verwaltung, Instandhaltung oder Finanzierung angesiedelt sein. Andernfalls sind sie vom Vermieter selbst zu tragen.

Wie kann Vermieter die Betriebskosten auf den Mieter umlegen?

Die gängigste und rechtlich sichere Form ist ein pauschaler Verweis im Mietvertrag auf die Betriebskosten gemäß § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV). Diese Verordnung listet im Einzelnen alle umlagefähigen Betriebskostenarten auf, wie z. B. Grundsteuer, Müllabfuhr, Wasserversorgung oder Hausreinigung. Ein solcher Verweis genügt in der Regel, um sämtliche dort aufgeführten Positionen wirksam auf den Mieter zu übertragen.

Wichtig zu wissen: Auch sogenannte „sonstige Betriebskosten“ im Sinne des § 2 Nr. 17 BetrKV, also solche, die nicht explizit aufgelistet sind, können auf den Mieter umgelegt werden. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass sie im Mietvertrag konkret bezeichnet sind. Ohne eine solche ausdrückliche Nennung ist eine Umlage nicht zulässig.

Neben der BetrKV ist insbesondere die Heizkostenverordnung (HeizkostenV) von Bedeutung. Diese schreibt zwingend vor, dass die Kosten für Heizung und Warmwasserverbrauch verbrauchsabhängig abzurechnen sind. Eine pauschale Umlage dieser Posten, wie sie bei anderen Betriebskosten zulässig wäre, ist hier gesetzlich ausgeschlossen (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV).

Für eine wirksame Umlagevereinbarung gilt daher: Die Betriebskosten müssen im Mietvertrag klar geregelt sein. Entweder durch eine pauschale Bezugnahme auf die BetrKV oder durch eine individualisierte Aufzählung sämtlicher Kostenarten, einschließlich etwaiger sonstiger Betriebskosten. Fehlt eine solche Vereinbarung, verbleibt es bei der gesetzlichen Regelung, und der Vermieter muss die Kosten selbst tragen.

Zusammenfassung

Vermieter können gemäß § 556 Abs. 1 BGB die Betriebskosten durch vertragliche Vereinbarungen auf die Mieter übertragen. Ein einfacher Verweis im Mietvertrag auf die Betriebskostenverordnung (BetrKV) reicht grundsätzlich aus.

Betriebskosten sind regelmäßig anfallende Kosten, die mit dem bestimmungsgemäßen Gebrauch der Immobilie zusammenhängen. Nicht alle Nebenkosten sind Betriebskosten, und Instandhaltungs- sowie Verwaltungskosten sind in der Regel nicht umlagefähig.

Die in § 2 BetrKV aufgelisteten Kosten sind umlegbar; diese erfassen z. B. die Grundsteuer, die Kosten für Wasserversorgung und Heizkosten, Gartenpflege und Versicherungen. Verwaltungskosten sind nur in Ausnahmefällen, wie bei Abrechnungskosten, umlagefähig.

Darüber hinaus ist entscheidend, dass die jeweiligen Kosten auch tatsächlich angefallen sind und vertraglich eindeutig als umlagefähig vereinbart wurden. Pauschale oder unbestimmte Begriffe, etwa allein der Verweis auf „Nebenkosten“, können im Zweifel zur Unwirksamkeit der Umlagevereinbarung führen. Auch sogenannte „sonstige Betriebskosten“ nach § 2 Nr. 17 BetrKV sind nur umlagefähig, wenn sie im Mietvertrag konkret bezeichnet sind.